Wat doet een onkostenbeheerder?
Een onkostenbeheerder verifieert de onkostennota's van een bedrijf, verricht betalingen aan geschikte personen of bedrijven na verificatie en behandelt misbruik van fondsen. Hij zorgt ervoor dat alle rekeningen noodzakelijk en nauwkeurig zijn, wat exorbitante of ongeautoriseerde uitgaven en inkomstenverlies voorkomt. Het is ook zijn verantwoordelijkheid om gedetailleerde archieven, zowel elektronische als niet-elektronische, bij te houden van ontvangsten en betalingen.
Elk bedrijf heeft specifiek beleid en formulieren die vereist zijn voor het uitvoeren van betalingen en terugbetalingen. Omdat nieuwe werknemers of dienstverleners dit beleid en deze formulieren niet altijd kennen, legt de onkostenbeheerder deze uit. Hij beantwoordt ook alle vragen over het beleid en de formulieren als dat nodig is, zoals of een bepaalde uitgave in aanmerking komt voor bedrijfsvergoeding.
Om fiscale en juridische redenen verzamelen onkostenbeheerders facturen en ontvangsten, waarbij ze de documentatie gebruiken om ervoor te zorgen dat het te betalen bedrag gerechtvaardigd en nauwkeurig is. Kostenadministratie is nauw verbonden met de loonverwerking en wordt vaak door dezelfde persoon gedaan, dus veel beheerders controleren tijdkaarten. Ze verzamelen ook andere gegevens die nodig zijn voor een goede betaling, zoals bankrouteringsnummers of adressen.
Zodra de kostenbeheerder heeft geverifieerd dat een uitgave legitiem is, moet hij de uitgaven bijhouden. Vaak betekent dit dat u kopieën maakt en deze in een bedrijfsdossier opslaat, maar het gaat ook om het invoeren van de uitgaven in een geautomatiseerd systeem en het coderen van elke uitgave om een juiste budgettoewijzing en fiscale behandeling te garanderen.
Onkostenbeheer is een complex proces en fouten kunnen en zullen voorkomen. Een werknemer kan bijvoorbeeld een onkostendeclaratie onjuist invullen of de beheerder kan per ongeluk een betaling op de verkeerde rekening autoriseren. Wanneer deze fouten optreden, moet de beheerder de oorzaak of de reden voor de fout vinden, de betrokkenen op de hoogte stellen en stappen ondernemen om het probleem op te lossen.
Het bedrijfsideaal is dat alle werknemers bedrijfsfondsen en eigendommen met respect behandelen, maar in werkelijkheid proberen sommige werknemers een bedrijf te krijgen om uitgaven te dekken die niet de verantwoordelijkheid van het bedrijf zijn of die hoger zijn dan noodzakelijk. Wanneer een beheerder constateert dat iemand dit heeft gedaan, neemt hij passende maatregelen in overeenstemming met het bedrijfsbeleid, zoals een mondelinge waarschuwing geven of bewijs van het misbruik indienen bij hogere ambtenaren. Dit maakt de beheerder niet altijd populair bij werknemers, maar het is van cruciaal belang voor de beheerder om bedrijfsbeleid af te dwingen als het management een uitstraling van autoriteit wil behouden.
Soms, wanneer een kostenbeheerder een nieuwe positie inneemt, of wanneer de bedrijfsomstandigheden veranderen, ziet hij manieren waarop het huidige systeem voor het beheren van bedrijfsfondsen niet zo efficiënt is als het zou kunnen zijn. Als een type manager wordt de beheerder verondersteld gebieden te identificeren die verbetering kunnen gebruiken en brainstormen over manieren om de kostenstrategie of hulpmiddelen te wijzigen. Bedrijven kunnen van hem verlangen dat hij formele voorstellen voor eventuele wijzigingen indient en zijn ideeën presenteert aan aandeelhouders of bestuursleden.
Bij sommige bedrijven vallen verzekeringskwesties ook binnen het bereik van de kostenbeheerder. Ze moeten bijvoorbeeld betalingen voor verzekeringen op bedrijfsvoertuigen regelen, omdat verzekeraars betaald moeten worden voor diensten die vergelijkbaar zijn met die van andere leveranciers. In deze gevallen onderhoudt de beheerder contacten met de verzekeringsmaatschappijen en eventuele derden.