Was macht ein Kostenadministrator?
Ein Ausgabenadministrator überprüft die Kostenberichte eines Unternehmens, wobei die Zahlungen an geeignete Personen oder Unternehmen bei Überprüfung und zur Bearbeitung von Geldernsmissbrauch leistet. Er stellt sicher, dass alle Rechnungen notwendig und genau sind, was exorbitante oder nicht autorisierte Ausgaben und Einnahmenverluste verhindert. Es liegt auch in seiner Verantwortung, detaillierte Aufzeichnungen, sowohl elektronische als auch nicht elektronische Aufzeichnungen, von Einnahmen und Zahlungen zu führen. Da neue Mitarbeiter oder Dienstleister diese Richtlinien und Formulare nicht immer kennen, erklärt oder liefert der Kostenadministrator sie. Er beantwortet auch alle Anfragen zu den Richtlinien und Formen, beispielsweise über die Frage, ob ein bestimmter Aufwand für die Erstattung des Unternehmens qualifiziert ist.
Aus steuerlichen und rechtlichen Gründen sammeln die Kostenadministratoren Rechnungen und Quittungen und verwenden die Dokumentation, um sicherzustellen, dass der zu zahlende Betrag gerechtfertigt und genau ist. KostenadministrationN ist eng mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung verbunden und wird häufig von derselben Person durchgeführt, so dass viele Administratoren Zeitkarten überprüfen. Sie sammeln auch andere Daten, die für die ordnungsgemäße Zahlung erforderlich sind, z. B. Bank -Routing -Nummern oder -adressen. Oft bedeutet dies, Kopien zu erstellen und in eine Unternehmensdatei zu versetzen, aber auch die Eingabe der Ausgaben in einem computergestützten System und die Codierung jeder Ausgabe, um die ordnungsgemäße Budgetzuweisung und steuerliche Behandlung zu gewährleisten.
Kostenverwaltung ist ein komplexer Prozess, und Fehler können und können auftreten. Beispielsweise kann ein Mitarbeiter einen Ausgabenbericht nicht ordnungsgemäß ausfüllen, oder der Administrator kann versehentlich eine Zahlung an das falsche Konto autorisieren. Wenn diese Fehler auftreten, muss der Administrator die Quelle oder den Grund für den Fehler lokalisieren, die Betroffenen benachrichtigen und Schritte zu R ergreifenEmedy das Problem.
Das Unternehmen Ideal ist, dass alle Mitarbeiter Unternehmen Fonds und Immobilien mit Respekt behandeln, aber in Wirklichkeit versuchen einige Mitarbeiter, ein Unternehmen zu erhalten, um die Kosten zu decken, die nicht die Verantwortung des Unternehmens oder höher sind als notwendig. Wenn ein Administrator feststellt, dass jemand dies getan hat, ergriffen er entsprechend der Unternehmensrichtlinie angemessene Maßnahmen, z. Dies macht den Administrator bei Mitarbeitern nicht immer populär, aber es ist für den Administrator von entscheidender Bedeutung, Unternehmensrichtlinien durchzusetzen, wenn das Management eine Aura der Autorität behalten soll.
Manchmal, wenn ein Ausgabenadministrator eine neue Position einnimmt oder sich die Unternehmensumstände ändern, sieht er Möglichkeiten, wie das derzeitige System der Verwaltung von Unternehmensfonds nicht so effizient ist wie möglich. Als eine Art Manager soll der Administrator Bereiche identifizieren, die Verbesserungen und Brainstorming über Wege für Chan verwenden könntenGE die Ausgabenstrategie oder Tools. Unternehmen verlangen möglicherweise, dass er formelle Vorschläge für alle Änderungen einreicht und seine Ideen an Aktionäre oder Vorstandsmitglieder vorlegt.
In einigen Unternehmen stehen Versicherungsfragen auch innerhalb des Bestellungsaufgabens des Kostenadministrators. Zum Beispiel müssen sie möglicherweise Zahlungen für Versicherungen für Unternehmensfahrzeuge arrangieren, da Versicherer für Dienstleistungen, die einem anderen Anbieter ähnlich sind, gezahlt werden müssen. In diesen Fällen verbindet der Administrator mit den Versicherungsunternehmen und Dritten.