Was macht ein Expense Administrator?
Ein Spesenverwalter überprüft die Spesenabrechnungen eines Unternehmens und leistet nach Überprüfung Zahlungen an geeignete Personen oder Unternehmen. Er stellt sicher, dass alle Rechnungen notwendig und korrekt sind, was exorbitante oder unbefugte Ausgaben und Einnahmeverluste verhindert. Es liegt auch in seiner Verantwortung, detaillierte elektronische und nicht elektronische Aufzeichnungen über Quittungen und Zahlungen zu führen.
Jedes Unternehmen hat spezifische Richtlinien und Formulare, die für Zahlungen und Erstattungen erforderlich sind. Da neue Mitarbeiter oder Dienstleister diese Richtlinien und Formulare nicht immer kennen, werden sie vom Kostenadministrator erläutert oder bereitgestellt. Er beantwortet bei Bedarf auch alle Anfragen zu den Richtlinien und Formularen, z. B. ob eine bestimmte Ausgabe für die Erstattung durch das Unternehmen in Frage kommt.
Aus steuerlichen und rechtlichen Gründen sammeln die Kostenverwalter anhand der Dokumentation Rechnungen und Quittungen, um sicherzustellen, dass der zu zahlende Betrag gerechtfertigt und korrekt ist. Die Kostenverwaltung ist eng mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung verknüpft und wird häufig von derselben Person durchgeführt. Daher überprüfen viele Administratoren die Stundenzettel. Sie sammeln auch andere Daten, die für eine ordnungsgemäße Zahlung erforderlich sind, wie Bankleitzahlen oder -adressen.
Sobald der Ausgabenverwalter die Berechtigung einer Ausgabe überprüft hat, muss er die Ausgaben protokollieren. Oft bedeutet dies, Kopien zu erstellen und diese in eine Unternehmensdatei aufzunehmen, aber es geht auch darum, die Ausgaben in ein computergestütztes System einzugeben und alle Ausgaben zu verschlüsseln, um eine ordnungsgemäße Mittelzuweisung und Steuerbehandlung sicherzustellen.
Ausgabenverwaltung ist ein komplexer Prozess, und Fehler können auftreten. Beispielsweise kann ein Mitarbeiter eine Spesenabrechnung falsch ausfüllen oder der Administrator kann versehentlich eine Zahlung auf das falsche Konto autorisieren. Wenn diese Fehler auftreten, muss der Administrator die Fehlerquelle oder den Fehlergrund ermitteln, die Betroffenen benachrichtigen und Maßnahmen zur Behebung des Problems ergreifen.
Das Unternehmensideal ist, dass alle Mitarbeiter die Gelder und Immobilien des Unternehmens mit Respekt behandeln. In der Realität versuchen jedoch einige Mitarbeiter, ein Unternehmen dazu zu bringen, Ausgaben zu decken, die nicht in der Verantwortung des Unternehmens liegen oder höher als nötig sind. Wenn ein Administrator feststellt, dass jemand dies getan hat, ergreift er gemäß den Unternehmensrichtlinien geeignete Maßnahmen, z. B. eine mündliche Verwarnung oder die Übermittlung von Beweisen für den Missbrauch an höhere Beamte. Dies macht den Administrator nicht immer bei den Mitarbeitern beliebt, aber es ist wichtig, dass der Administrator die Unternehmensrichtlinien durchsetzt, wenn das Management eine Aura der Autorität bewahren soll.
Wenn ein Ausgabenadministrator eine neue Position einnimmt oder wenn sich die Unternehmensumstände ändern, sieht er manchmal, dass das derzeitige System zur Verwaltung von Unternehmensmitteln nicht so effizient ist, wie es sein könnte. Als eine Art Manager sollte der Administrator Bereiche identifizieren, in denen Verbesserungen und Brainstorming zur Änderung der Kostenstrategie oder -tools erforderlich sind. Die Unternehmen fordern ihn möglicherweise auf, formelle Vorschläge für Änderungen einzureichen und seine Ideen Aktionären oder Vorstandsmitgliedern vorzulegen.
In einigen Unternehmen liegen auch Versicherungsfragen im Zuständigkeitsbereich des Kostenverwalters. Beispielsweise müssen sie möglicherweise Zahlungen für Versicherungen für Firmenfahrzeuge veranlassen, da Versicherungsanbieter für Dienstleistungen bezahlt werden müssen, die mit denen anderer Anbieter vergleichbar sind. In diesen Fällen steht der Administrator mit den Versicherungsunternehmen und etwaigen Dritten in Verbindung.