¿Qué hace un administrador de gastos?

Un administrador de gastos verifica los informes de gastos de una empresa, realizando pagos a personas o empresas apropiadas al verificar y manejar cualquier abuso de fondos. Se asegura de que todos los proyectos de ley sean necesarios y precisos, lo que evita que el gasto exorbitante o no autorizado sea la pérdida de ingresos. También es su responsabilidad mantener registros detallados, tanto electrónicos como no electrónicos, de recibos y pagos.

Cada compañía tiene políticas y formularios específicos necesarios para realizar pagos y reembolsos. Como los nuevos empleados o proveedores de servicios no siempre conocen estas políticas y formularios, el administrador de gastos les explica o proporciona. También responde cualquier consulta sobre las políticas y formularios según sea necesario, como si un gasto particular califica para el reembolso de la empresa.

Por razones fiscales y legales, los administradores de gastos recaudan facturas y recibos, utilizando la documentación para garantizar que el monto a pagar sea justificado y preciso. Administración de gastosn está estrechamente vinculado al procesamiento de la nómina y, a menudo, la hace la misma persona, por lo que muchos administradores verifican tarjetas de tiempo. También recopilan otros datos necesarios para el pago adecuado, como los números o direcciones de enrutamiento bancario.

Una vez que el administrador de gastos ha verificado un gasto es legítimo, debe mantener un registro del gasto. A menudo, esto significa hacer copias y colocarlas en un archivo de la empresa, pero también implica ingresar los gastos en un sistema computarizado y codificar cada gasto para garantizar la asignación de presupuesto y el tratamiento fiscal.

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La gestión de gastos es un proceso complejo, y los errores pueden ocurrir y ocurrir. Por ejemplo, un empleado podría completar un informe de gastos de manera incorrecta, o el administrador podría autorizar accidentalmente un pago a la cuenta incorrecta. Cuando estos errores ocurren, el administrador debe localizar la fuente o la razón del error, notificar a los afectados y tomar medidas para Remedia el problema.

El ideal de la empresa es que todos los empleados tratan los fondos y propiedades de la compañía con respeto, pero en realidad, algunos empleados intentan que una empresa cubra los gastos que no son responsabilidad de la empresa o que sean más altos de lo necesario. Cuando un administrador encuentra que alguien ha estado haciendo esto, toma las medidas apropiadas de acuerdo con la política de la compañía, como emitir una advertencia verbal o presentar pruebas del abuso a los funcionarios superiores. Esto no siempre hace que el administrador sea popular entre los empleados, pero es fundamental que el administrador haga cumplir las políticas de la empresa si la gerencia debe retener un aura de autoridad.

A veces, cuando un administrador de gastos toma una nueva posición, o a medida que cambian las circunstancias de la empresa, ve formas en que el sistema actual de fondos de la compañía administradora no es tan eficiente como podría ser. Como tipo de gerente, se supone que el administrador identifica áreas que podrían usar la mejora y la lluvia de ideas sobre las formas de ChanGE la estrategia o herramientas de gastos. Las empresas pueden requerir que presente propuestas formales para cualquier modificación y presente sus ideas a los accionistas o miembros de la junta.

En algunas empresas, los problemas de seguro también están dentro del alcance del administrador de gastos. Por ejemplo, podrían tener que organizar los pagos de seguros en los vehículos de la compañía, ya que los proveedores de seguros deben pagarse por servicios similares a cualquier otro proveedor. En estos casos, el administrador se pone en contacto con las compañías de seguros y cualquier tercero.