Hvad gør en udgiftsadministrator?
En udgiftsadministrator bekræfter en virksomheds udgiftsrapporter og betaler til passende personer eller virksomheder efter verifikation og håndtering af misbrug af midler. Han sikrer, at alle regninger er nødvendige og nøjagtige, hvilket forhindrer ublu eller uautoriseret forbrug og indtægtstab. Det er også hans ansvar at føre detaljerede poster, både elektroniske og ikke-elektroniske, over kvitteringer og betalinger.
Hver virksomhed har specifikke politikker og formularer, der kræves for at foretage betalinger og refusioner. Da nye medarbejdere eller tjenesteudbydere ikke altid kender disse politikker og formularer, forklarer eller giver udgiftsadministratoren dem. Han besvarer også eventuelle forespørgsler om politikker og formularer efter behov, såsom om en bestemt udgift er kvalificeret til virksomhedsgodtgørelse.
Af skattemæssige og juridiske grunde indsamler udgiftsadministratorer fakturaer og kvitteringer ved hjælp af dokumentationen for at sikre, at det beløb, der skal betales, er berettiget og nøjagtigt. Udgiftsadministration er tæt knyttet til lønningsprocessen og udføres ofte af den samme person, så mange administratorer verificerer tidskort. De indsamler også andre data, der er nødvendige for korrekt betaling, såsom bankrutningsnumre eller adresser.
Når udgiftsadministratoren har verificeret, at en udgift er legitim, skal han føre en fortegnelse over udgiften. Ofte betyder det at fremstille kopier og lægge dem i en virksomhedsfil, men det indebærer også, at udgifterne indtastes i et edb-system og kodning af alle udgifter for at sikre korrekt budgetfordeling og skattebehandling.
Udgiftsstyring er en kompleks proces, og der kan og forekomme fejl. For eksempel kan en medarbejder muligvis udfylde en udgiftsrapport forkert, eller administratoren kan muligvis ved et uheld godkende en betaling til den forkerte konto. Når disse fejl opstår, skal administratoren finde kilden eller årsagen til fejlen, underrette de berørte og tage skridt til at afhjælpe problemet.
Virksomhedsidealet er, at alle ansatte behandler virksomhedens midler og ejendomme med respekt, men i virkeligheden prøver nogle medarbejdere at få en virksomhed til at dække udgifter, der ikke er virksomhedens ansvar, eller som er højere end nødvendigt. Når en administrator finder ud af, at nogen har gjort dette, træffer han passende forholdsregler i henhold til virksomhedspolitikken, såsom at udstede en verbal advarsel eller fremlægge bevis for misbrug til højere embedsmænd. Dette gør ikke altid administratoren populær blandt ansatte, men det er kritisk for administratoren at håndhæve virksomhedens politikker, hvis ledelsen skal bevare en aura af autoritet.
Undertiden når en udgiftsadministrator indtager en ny position, eller når virksomhedsforholdene ændrer sig, ser han måder, hvorpå det nuværende system til administration af virksomhedsmidler ikke er så effektivt, som det måtte være. Som en type manager skal administratoren identificere områder, der kan bruge forbedringer og brainstorm om måder at ændre udgiftsstrategien eller værktøjerne på. Virksomheder kan kræve, at han forelægger formelle forslag til eventuelle ændringer og præsenterer sine ideer for aktionærer eller bestyrelsesmedlemmer.
Hos nogle virksomheder er forsikringsproblemer også inden for udgiftsadministratorens anvendelsesområde. F.eks. Skal de muligvis arrangere betalinger for forsikring på firmakøretøjer, da forsikringsudbydere skal betales for tjenester, der ligner enhver anden sælger. I disse tilfælde samarbejder administratoren med forsikringsselskaberne og eventuelle tredjepart.