Co robi administrator wydatków?

Administrator wydatków weryfikuje raporty z wydatków firmy, dokonując płatności odpowiednim osobom lub firmom po weryfikacji i obsłudze wszelkich nadużycia funduszy. Zapewnia, że ​​wszystkie rachunki są konieczne i dokładne, co uniemożliwia wygórowane lub nieautoryzowane straty wydatków i przychodów. Jego obowiązkiem jest również przechowywanie szczegółowych zapisów, zarówno elektronicznych, jak i nie elektronicznych, wpływów i płatności.

Każda firma ma określone zasady i formularze wymagane do dokonywania płatności i zwrotu. Ponieważ nowi pracownicy lub usługodawcy nie zawsze znają te zasady i formularze, administrator wydatków wyjaśnia im lub zapewnia. Odpowiada również na wszelkie zapytania dotyczące zasad i formularzy w razie potrzeby, na przykład, czy określony koszt kwalifikuje się do zwrotu kosztów.

Z powodów podatkowych i prawnych administratorzy wydatków zbierają faktury i wpływy, korzystając z dokumentacji, aby zapewnić, że kwota do zapłacenia jest uzasadniona i dokładna. Administraty wydatkówN jest ściśle powiązane z przetwarzaniem płac i często odbywa się ta sama osoba, więc wielu administratorów weryfikuje karty czasowe. Zbierają także inne dane potrzebne do odpowiedniej płatności, takie jak numery lub adresy w ramach banków.

Po sprawdzeniu, że administrator wydatków uzasadniono, że koszt jest uzasadniony, musi zachować rejestr wydatków. Często oznacza to robienie kopii i umieszczenie ich w pliku firmy, ale obejmuje również wprowadzenie wydatków w skomputeryzowanym systemie i kodowanie każdego wydatku, aby zapewnić odpowiednią alokacja budżetu i leczenie podatkowym.

Zarządzanie wydatkami jest złożonym procesem, a błędy mogą wystąpić. Na przykład pracownik może niewłaściwie wypełnić raport z wydatków lub administrator może przypadkowo zezwolić na płatność na niewłaściwe konto. Kiedy te błędy wystąpią, administrator musi zlokalizować źródło lub powód błędu, powiadomić osoby dotknięte i podjąć kroki do REmedy Problem.

Idealna firma jest taka, że ​​wszyscy pracownicy traktują fundusze i nieruchomości z szacunkiem, ale w rzeczywistości niektórzy pracownicy starają się zdobyć firmę na pokrycie wydatków, które nie są odpowiedzialnością firmy lub są wyższe niż to konieczne. Kiedy administrator stwierdza, że ​​ktoś to robi, podejmuje odpowiednie działania zgodnie z polityką firmy, takie jak wydanie ostrzeżenia ustnego lub przedstawienie dowodów nadużycia wyższym urzędnikom. To nie zawsze sprawia, że ​​administrator popularny wśród pracowników, ale administrator ma kluczowe znaczenie dla egzekwowania zasad firmy, jeśli kierownictwo ma zachować aurę władzy.

Czasami, gdy administrator wydatków zajmuje nową pozycję lub w miarę zmiany okoliczności firmy, widzi sposoby, w jakie obecny system funduszy firmy nie jest tak wydajny, jak to możliwe. Jako rodzaj menedżera, administrator ma zidentyfikować obszary, które mogłyby wykorzystać poprawę i burzy mózgów na temat sposobów ChanGe -narzędzia lub narzędzia. Firmy mogą wymagać od niego przedstawienia formalnych propozycji wszelkich modyfikacji i przedstawienia swoich pomysłów akcjonariuszom lub członkom zarządu.

W niektórych firmach problemy ubezpieczeniowe znajdują się również w zakresie administratora wydatków. Na przykład mogą one zorganizować płatności za ubezpieczenie na pojazdy firmowe, ponieważ ubezpieczyciele muszą otrzymywać wynagrodzenie za usługi podobne do każdego innego sprzedawcy. W takich przypadkach administrator łączy się z firmami ubezpieczeniowymi i osobami trzecimi.