Co robi administrator wydatków?

Administrator wydatków weryfikuje raporty wydatków firmy, dokonując płatności na rzecz odpowiednich osób lub firm po weryfikacji i usuwaniu nadużyć funduszy. Zapewnia, że ​​wszystkie rachunki są niezbędne i dokładne, co zapobiega nadmiernym lub nieautoryzowanym wydatkom i utracie dochodów. Do jego obowiązków należy również prowadzenie szczegółowej dokumentacji, zarówno elektronicznej, jak i nieelektronicznej, kwitów i płatności.

Każda firma ma określone zasady i formularze wymagane do dokonywania płatności i zwrotów. Ponieważ nowi pracownicy lub usługodawcy nie zawsze znają te zasady i formularze, administrator wydatków je wyjaśnia lub udostępnia. Odpowiada również na wszelkie zapytania dotyczące zasad i formularzy, jeśli to konieczne, na przykład czy dany wydatek kwalifikuje się do zwrotu kosztów firmie.

Ze względów podatkowych i prawnych administratorzy wydatków zbierają faktury i rachunki, korzystając z dokumentacji, aby upewnić się, że kwota do zapłaty jest uzasadniona i dokładna. Administracja wydatkami jest ściśle związana z przetwarzaniem płac i często jest wykonywana przez tę samą osobę, więc wielu administratorów weryfikuje karty czasowe. Gromadzą także inne dane potrzebne do prawidłowej płatności, takie jak numery tras bankowych lub adresy.

Po zweryfikowaniu przez administratora wydatków, że wydatek jest uzasadniony, musi on prowadzić rejestr wydatków. Często oznacza to wykonanie kopii i umieszczenie ich w aktach firmy, ale wiąże się również z wprowadzeniem wydatków do systemu komputerowego i zakodowaniem każdego wydatku, aby zapewnić odpowiednią alokację budżetu i traktowanie podatkowe.

Zarządzanie wydatkami jest złożonym procesem, a błędy mogą się zdarzać. Na przykład pracownik może nieprawidłowo wypełnić raport z wydatków lub administrator może przypadkowo autoryzować płatność na niewłaściwe konto. Gdy wystąpią te błędy, administrator musi zlokalizować źródło lub przyczynę błędu, powiadomić osoby, których dotyczy problem, i podjąć kroki w celu rozwiązania problemu.

Ideałem firmy jest to, że wszyscy pracownicy traktują fundusze i nieruchomości spółki z szacunkiem, ale w rzeczywistości niektórzy pracownicy starają się, aby firma pokryła wydatki, które nie są obowiązkiem firmy lub są wyższe niż to konieczne. Gdy administrator stwierdzi, że ktoś to robił, podejmuje odpowiednie działania zgodnie z polityką firmy, takie jak wydawanie ustnego ostrzeżenia lub przedstawianie dowodów nadużycia wyższym urzędnikom. Nie zawsze sprawia to, że administrator jest popularny wśród pracowników, ale administrator musi egzekwować zasady firmy, jeśli zarząd ma zachować aurę autorytetu.

Czasami, gdy administrator wydatków obejmuje nowe stanowisko lub gdy zmieniają się okoliczności firmy, widzi sposoby, w jakie obecny system zarządzania funduszami firmy nie jest tak wydajny, jak mógłby być. Jako typ menedżera administrator powinien zidentyfikować obszary, w których można zastosować ulepszenia i przeprowadzić burzę mózgów na temat sposobów zmiany strategii lub narzędzi w zakresie wydatków. Firmy mogą wymagać od niego przedstawienia formalnych propozycji zmian i przedstawienia swoich pomysłów akcjonariuszom lub członkom zarządu.

W niektórych firmach kwestie ubezpieczenia są również w gestii administratora wydatków. Na przykład może być konieczne zorganizowanie płatności za ubezpieczenie pojazdów służbowych, ponieważ ubezpieczyciele muszą płacić za usługi podobne do innych sprzedawców. W takich przypadkach administrator kontaktuje się z towarzystwami ubezpieczeniowymi i osobami trzecimi.