Jaké informace jsou obsaženy v hlavní knize?

Obecná kniha je používána mnoha podniky k pomoci zůstatkové účty a sledovat peníze a výdaje, a mnoho položek je zahrnuto v takové knize. Běžné transakce, jako je brát peníze do banky nebo z banky nebo používat peníze na placení zaměstnanců, se zaznamenávají v hlavní knize jako úvěry a debety. Zaznamenává se také aktiva, jako je hodnota strojů a dalších zařízení, a osoba ovládající účetní knihu může v průběhu času měnit hodnotu aktiv, aby zůstala přesná. Ke každé položce se přidávají data, protože to pomáhá podniku sledovat, kdy dochází k transakcím, aby bylo zajištěno, že nedochází k interním podvodům nebo krádeži. Ke každé transakci se přidávají také popisy, takže kdokoli, kdo se dívá na účetní knihu, bude vědět, na co byly peníze použity nebo jak k nim došlo.

Primárním důvodem pro použití hlavní knihy je záznam transakcí. To zahrnuje veškeré peníze směřující do nebo přicházející z podnikání. Transakce mohou být spojeny s výběry nebo vklady provedenými v bance, platícími zaměstnanci, provozními náklady a účty, platbami faktury a prodejem a výnosy v rámci podniku. Většina knih má oddělené sloupce pro debety a kredity, ale některé mají jeden sloupec a autor musí přidat znaménko plus nebo mínus, aby označil, zda peníze přicházejí nebo odcházejí.

Většina podniků má aktiva, například vybavení nebo zásoby, a jejich hodnota je zaznamenána v hlavní knize. Jak se hodnota majetku mění, osoba odpovědná za účetní knihu tyto rozdíly často zaznamená. Například, jak zařízení stárne, jeho hodnota klesá a tento pokles může být označen v knize. Zaznamenávání hodnoty aktiv pomáhá podniku vědět, kolik solidních peněz má.

Data se mohou jevit jako nedůležité, ale k nastavení audit trail se používá hlavní kniha, takže jsou obvykle velmi užitečné. Pokud se jedná o podvodné transakce, může někdo zkontrolovat data a zjistit, kdy došlo k falešným transakcím. To také pomáhá podniku pochopit finanční trendy a tyto informace lze použít do budoucnosti.

Další položkou obvykle přidanou do hlavní knihy je sloupec popisu. Mít velký seznam kreditů a debetů může být obtížné sledovat, zejména pokud čtenář neví, k čemu je každá transakce. Přidání popisu usnadňuje audit účetní knihy a čtenář bude také přesně vědět, k čemu jsou peníze použity.