Jakie informacje są zawarte w księdze głównej?

Księga główna jest wykorzystywana przez wiele firm do bilansowania kont oraz śledzenia pieniędzy i wydatków, a wiele pozycji znajduje się w takiej księdze. Typowe transakcje, takie jak przyjmowanie pieniędzy do lub z banku lub wykorzystywanie pieniędzy do płacenia pracownikom, są rejestrowane w księdze głównej jako kredyty i obciążenia. Aktywa takie jak wartość maszyn i innego sprzętu również są rejestrowane, a osoba kontrolująca księgę może zmieniać wartość aktywów w miarę upływu czasu, aby pozostały dokładne. Daty są dodawane do każdej pozycji, ponieważ pomaga to firmie śledzić, kiedy mają miejsce transakcje, aby zapewnić, że nie ma wewnętrznego oszustwa ani kradzieży. Do każdej transakcji dodawane są również opisy, dzięki czemu każdy, kto spojrzy na księgę, będzie wiedział, na co zostały użyte pieniądze i jak trafił do firmy.

Głównym powodem korzystania z księgi głównej jest rejestrowanie transakcji. Obejmuje to wszelkie pieniądze wchodzące lub wychodzące z firmy. Transakcje mogą być powiązane z wypłatami lub depozytami dokonywanymi w banku, płaceniem pracownikom, wydatkami i rachunkami operacyjnymi, płatnościami za faktury oraz sprzedażą i zwrotami w ramach działalności. Większość ksiąg rachunkowych ma osobne kolumny dla poleceń zapłaty i kredytów, ale niektóre mają jedną kolumnę, a autor musi dodać znak plus lub minus, aby wskazać, czy pieniądze nadchodzą, czy idą.

Większość firm ma aktywa, takie jak sprzęt lub zapasy, a ich wartość jest rejestrowana w księdze głównej. Gdy aktywa zmieniają wartość, osoba prowadząca księgę często zauważa te różnice. Na przykład w miarę starzenia się sprzętu jego wartość maleje, a spadek ten może być zaznaczony w księdze rachunkowej. Rejestrowanie wartości aktywów pomaga firmie dowiedzieć się, ile ma solidnych pieniędzy.

Daty mogą wydawać się nieistotne, ale księga główna służy do konfigurowania ścieżki audytu, więc zazwyczaj są bardzo przydatne. Jeśli istnieją nieuczciwe transakcje, ktoś może sprawdzić daty, aby zobaczyć, kiedy nastąpiły fałszywe transakcje. Pomaga to również firmie zrozumieć trendy finansowe, a informacje te można zastosować w przyszłości.

Innym elementem zwykle dodawanym do księgi głównej jest kolumna opisu. Posiadanie dużej listy kredytów i obciążeń może być trudne do przestrzegania, zwłaszcza jeśli czytelnik nie wie, do czego służy każda transakcja. Dodanie opisu ułatwia audyt księgi głównej, a czytelnik będzie wiedział dokładnie, na co przeznacza się pieniądze.