Welche Informationen sind in einem Hauptbuch enthalten?
Ein Hauptbuch wird von vielen Unternehmen verwendet, um Konten auszugleichen und den Überblick über Geld und Ausgaben zu behalten. Viele Elemente sind in einem solchen Hauptbuch enthalten. Gängige Transaktionen, z. B. Geld von oder zu einer Bank nehmen oder Geld zur Bezahlung von Mitarbeitern verwenden, werden in einem Hauptbuch als Gutschrift und Lastschrift erfasst. Vermögenswerte wie der Wert von Maschinen und anderen Geräten werden ebenfalls erfasst, und die Person, die das Hauptbuch kontrolliert, kann den Wert von Vermögenswerten im Laufe der Zeit ändern, damit sie genau bleiben. Zu jedem Artikel werden Daten hinzugefügt, da das Unternehmen so den Überblick über die Transaktionen behält, um sicherzustellen, dass kein interner Betrug oder Diebstahl vorliegt. Außerdem werden jeder Transaktion Beschreibungen hinzugefügt, sodass jeder, der sich das Hauptbuch ansieht, weiß, wofür das Geld verwendet wurde oder wie es in das Geschäft kam.
Der Hauptgrund für die Verwendung eines Hauptbuchs ist die Erfassung von Transaktionen. Dies schließt jegliches Geld ein, das in das Geschäft fließt oder aus dem Geschäft kommt. Transaktionen können mit Abhebungen oder Einzahlungen bei einer Bank, der Bezahlung von Mitarbeitern, Betriebskosten und Rechnungen, Rechnungszahlungen sowie Verkäufen und Rückgaben innerhalb des Geschäfts verbunden sein. Die meisten Hauptbücher haben separate Spalten für Belastungen und Gutschriften, aber einige haben eine einzelne Spalte, und der Verfasser muss ein Plus- oder Minuszeichen hinzufügen, um anzuzeigen, ob Geld kommt oder geht.
Die meisten Unternehmen verfügen über Vermögenswerte wie Ausrüstung oder Inventar, und der Wert des Vermögens wird in einem Hauptbuch erfasst. Wenn sich der Wert von Vermögenswerten ändert, wird die für das Hauptbuch verantwortliche Person diese Unterschiede häufig bemerken. Mit zunehmendem Alter des Equipments sinkt beispielsweise sein Wert, und dieser Rückgang kann im Hauptbuch vermerkt werden. Durch die Erfassung des Wertes von Vermögenswerten kann ein Unternehmen feststellen, wie viel solides Geld es hat.
Termine mögen unwichtig erscheinen, aber ein Hauptbuch wird verwendet, um einen Prüfpfad einzurichten, sodass sie normalerweise sehr nützlich sind. Wenn es betrügerische Transaktionen gibt, kann jemand die Daten überprüfen, um festzustellen, wann gefälschte Transaktionen stattgefunden haben. Dies hilft dem Unternehmen auch, finanzielle Trends zu verstehen, und diese Informationen können auf die Zukunft übertragen werden.
Ein weiteres Element, das normalerweise zu einem Hauptbuch hinzugefügt wird, ist eine Beschreibungsspalte. Es kann schwierig sein, eine große Liste von Gutschriften und Belastungen zu erstellen, insbesondere wenn der Leser nicht weiß, wofür die einzelnen Transaktionen bestimmt sind. Das Hinzufügen einer Beschreibung erleichtert die Prüfung des Hauptbuchs, und der Leser weiß auch genau, wofür das Geld verwendet wird.