Hvilke oplysninger er inkluderet i en hovedbog?

En hovedbog bruges af mange virksomheder til at hjælpe med at balance konti og holde styr på penge og udgifter, og mange poster er inkluderet i en sådan hovedbok. Almindelige transaktioner, såsom at tage penge til eller fra en bank eller bruge penge til at betale ansatte, registreres i en hovedbog som kredit og debitering. Aktiver som værdien af ​​maskiner og andet udstyr registreres også, og den person, der kontrollerer hovedbogen, kan ændre værdien af ​​aktiver, når tiden skrider frem, så de forbliver nøjagtige. Datoer føjes til hver vare, fordi dette hjælper virksomheden med at holde øje med, hvornår transaktioner finder sted, for at sikre, at der ikke er nogen intern svig eller stjæling. Der tilføjes også beskrivelser til hver transaktion, så alle, der ser på hovedbogen, vil vide, hvad pengene blev brugt til, eller hvordan de kom ind i virksomheden.

Den primære grund til at bruge en hovedbog er at registrere transaktioner. Dette inkluderer alle penge, der kommer ind eller kommer fra virksomheden. Transaktioner kan være forbundet med udbetalinger eller indbetalinger foretaget i en bank, betalende medarbejdere, driftsomkostninger og regninger, fakturabetalinger og salg og afkast inden for virksomheden. De fleste hovedbøger har separate kolonner for debiteringer og kreditter, men nogle har en enkelt kolonne, og forfatteren skal tilføje et plus- eller minus-tegn for at indikere, om der kommer eller går penge.

De fleste virksomheder har aktiver, såsom udstyr eller inventar, og aktivens værdi indregnes i en hovedbog. Når aktiver ændres i værdi, vil den ansvarlige for hovedbogen ofte notere sig disse forskelle. Når udstyret for eksempel ældes, falder dets værdi, og dette fald kan være markeret i hovedbogen. At registrere værdien af ​​aktiver hjælper en virksomhed med at vide, hvor mange solide penge den har.

Datoer kan virke uvæsentlige, men en hovedbog bruges til at oprette en revisionsspor, så de er typisk meget nyttige. Hvis der er falske transaktioner, kan nogen kontrollere datoer for at se, hvornår falske transaktioner fandt sted. Dette hjælper også virksomheden med at forstå økonomiske tendenser, og disse oplysninger kan anvendes til fremtiden.

Et andet element, der typisk føjes til en hovedbog, er en beskrivelseskolonne. Det kan være vanskeligt at følge en stor liste over kreditter og debiteringer, især hvis læseren ikke ved, hvad hver transaktion er til. Tilføjelse af en beskrivelse gør det lettere at revidere hovedbogen, og læseren vil også vide nøjagtigt, hvad pengene bruges til.