Vilken information ingår i en huvudbok?
En huvudbok används av många företag för att hjälpa till att balansera konton och hålla reda på pengar och utgifter, och många poster ingår i en sådan huvudbok. Vanliga transaktioner, som att ta pengar till eller från en bank eller använda pengar för att betala anställda, registreras i en huvudbok som krediter och debiteringar. Tillgångar som värdet av maskiner och annan utrustning registreras också, och den som kontrollerar boken kan ändra värdet på tillgångarna när tiden går så att de förblir korrekta. Datum läggs till varje objekt, eftersom det hjälper företaget att hålla reda på när transaktioner äger rum, för att säkerställa att det inte finns några interna bedrägerier eller stölder. Beskrivningar läggs också till varje transaktion, så att alla som tittar på huvudboken vet vad pengarna användes till eller hur de kom in i verksamheten.
Det främsta skälet till att använda en huvudbok är att registrera transaktioner. Detta inkluderar alla pengar som går till eller kommer från verksamheten. Transaktioner kan förknippas med uttag eller insättningar som görs i en bank, betalande anställda, driftskostnader och fakturor, fakturobetalningar och försäljning och avkastning inom verksamheten. De flesta huvudbokar har separata kolumner för debiteringar och krediter, men vissa har en enda kolumn och författaren måste lägga till ett pluss- eller minustecken för att ange om pengar kommer eller går.
De flesta företag har tillgångar, t.ex. utrustning eller lager, och tillgångarnas värde redovisas i en huvudbok. När tillgångarna förändras i värde kommer den ansvariga för boken ofta att notera dessa skillnader. I takt med att utrustningen åldras sjunker dess värde och denna nedgång kan markeras i huvudboken. Att registrera värdet på tillgångar hjälper ett företag att veta hur mycket solida pengar det har.
Datum kan verka obetydliga, men en huvudbok används för att skapa en revisionsspår, så de är vanligtvis mycket användbara. Om det finns bedrägliga transaktioner kan någon kontrollera datumen för att se när falska transaktioner inträffade. Detta hjälper också företaget att förstå ekonomiska trender och denna information kan tillämpas på framtiden.
En annan artikel som vanligtvis läggs till i en huvudbok är en beskrivningskolumn. Att ha en stor lista med krediter och debiteringar kan vara svårt att följa, särskilt om läsaren inte vet vad varje transaktion är avsedd för. Att lägga till en beskrivning gör det enklare att granska boken, och läsaren kommer också att veta exakt vad pengarna används till.