Hvilken informasjon er inkludert i en hovedbok?
En hovedbok brukes av mange virksomheter for å hjelpe til med å balansere kontoer og holde oversikt over penger og utgifter, og mange elementer er inkludert i en slik hovedbok. Vanlige transaksjoner, for eksempel å ta penger til eller fra en bank eller bruke penger til å betale ansatte, registreres i en hovedbok som kreditter og belastning. Eiendeler som verdien av maskiner og annet utstyr blir også registrert, og personen som kontrollerer hovedboka kan endre verdien på eiendeler etter hvert som tiden går, slik at de forblir nøyaktige. Datoer legges til hvert element, fordi dette hjelper virksomheten med å holde rede på når transaksjoner finner sted, for å sikre at det ikke er internt bedrageri eller stjeling. Beskrivelser er også lagt til hver transaksjon, så alle som ser på hovedboken vil vite hva pengene ble brukt til eller hvordan de kom inn i virksomheten.
Den viktigste grunnen til å bruke en hovedbok er å registrere transaksjoner. Dette inkluderer penger som kommer inn eller kommer fra virksomheten. Transaksjoner kan være forbundet med uttak eller innskudd foretatt i en bank, betalende ansatte, driftsutgifter og regninger, fakturautbetalinger og salg og avkastning i virksomheten. De fleste hovedbøker har separate kolonner for belastning og kreditt, men noen har en enkelt kolonne, og forfatteren må legge til et pluss- eller minustegn for å indikere om penger kommer eller går.
De fleste virksomheter har eiendeler, for eksempel utstyr eller varebeholdning, og eiendelenes verdi blir bokført i en hovedbok. Når eiendeler endres i verdi, vil ofte ansvarlig for hovedboken notere seg disse forskjellene. Når utstyr for eksempel eldes, synker verdien og denne nedgangen kan markeres i hovedboken. Å registrere verdien av eiendeler hjelper en bedrift å vite hvor mye solide penger den har.
Datoer kan virke uviktige, men en hovedbok brukes til å sette opp en revisjonsspor, så de er vanligvis veldig nyttige. Hvis det er uredelige transaksjoner, kan noen sjekke datoene for å se når falske transaksjoner skjedde. Dette hjelper også virksomheten med å forstå økonomiske trender, og denne informasjonen kan brukes på fremtiden.
Et annet element som vanligvis legges til en hovedbok, er en beskrivelseskolonne. Det kan være vanskelig å følge en stor liste over kreditter og belastninger, spesielt hvis leseren ikke vet hva hver transaksjon er for. Å legge til en beskrivelse gjør det lettere å revidere hovedboken, og leseren vil også vite nøyaktig hva pengene brukes til.