Quali informazioni sono incluse in un libro mastro?
Un libro mastro generale viene utilizzato da molte aziende per aiutare a bilanciare i conti e tenere traccia di denaro e spese, e molti articoli sono inclusi in tale libro mastro. Le transazioni comuni, come prelevare denaro da o verso una banca o utilizzare denaro per pagare i dipendenti, sono registrate in una contabilità generale come crediti e debiti. Vengono registrati anche beni come il valore di macchinari e altre attrezzature e la persona che controlla il libro mastro può cambiare il valore degli attivi col passare del tempo in modo che rimangano precisi. Le date vengono aggiunte ad ogni articolo, perché questo aiuta l'azienda a tenere traccia di quando avvengono le transazioni, per garantire che non vi siano frodi o furti interni. Le descrizioni vengono inoltre aggiunte ad ogni transazione, quindi chiunque guardi il libro mastro saprà a cosa serviva il denaro o come è entrato nel business.
Il motivo principale per l'utilizzo di un libro mastro generale è la registrazione delle transazioni. Ciò include tutti i soldi che entrano o provengono dall'azienda. Le transazioni possono essere associate a prelievi o depositi effettuati presso una banca, a pagare dipendenti, spese e fatture operative, pagamenti di fatture, vendite e resi all'interno dell'azienda. La maggior parte dei libri mastro ha colonne separate per debiti e crediti, ma alcuni hanno una singola colonna e lo scrittore deve aggiungere un segno più o meno per indicare se il denaro sta arrivando o andando.
La maggior parte delle aziende ha attività, come attrezzature o inventario, e il valore delle attività è registrato in una contabilità generale. Quando le attività cambiano di valore, il responsabile del libro mastro noterà spesso queste differenze. Ad esempio, con l'avanzare dell'equipaggiamento, il suo valore diminuisce e questo calo può essere segnato nel libro mastro. La registrazione del valore delle attività aiuta un'azienda a sapere quanto denaro solido ha.
Le date possono sembrare non importanti, ma un registro generale viene utilizzato per impostare una pista di controllo, quindi in genere sono molto utili. Se ci sono transazioni fraudolente, qualcuno può controllare le date per vedere quando si sono verificate transazioni false. Questo aiuta anche l'azienda a comprendere le tendenze finanziarie e queste informazioni possono essere applicate al futuro.
Un altro elemento in genere aggiunto a una contabilità generale è una colonna di descrizione. Avere un ampio elenco di crediti e debiti può essere difficile da seguire, soprattutto se il lettore non sa a cosa serve ogni transazione. L'aggiunta di una descrizione semplifica l'audit del libro mastro e anche il lettore saprà esattamente a cosa servono i soldi.