¿Qué información se incluye en un libro mayor?
Muchas empresas utilizan un libro mayor para ayudar a equilibrar cuentas y realizar un seguimiento del dinero y los gastos, y muchos artículos se incluyen en dicho libro mayor. Las transacciones comunes, como llevar dinero hacia o desde un banco o usar dinero para pagar a los empleados, se registran en un libro mayor como créditos y débitos. También se registran activos como el valor de la maquinaria y otros equipos, y la persona que controla el libro mayor puede cambiar el valor de los activos a medida que pasa el tiempo para que sigan siendo precisos. Se agregan fechas a cada artículo, porque esto ayuda a la empresa a realizar un seguimiento de cuándo se realizan las transacciones, para garantizar que no haya fraude interno o robo. También se agregan descripciones a cada transacción, por lo que cualquiera que mire el libro mayor sabrá para qué se utilizó el dinero o cómo ingresó al negocio.
La razón principal para usar un libro mayor es registrar las transacciones. Esto incluye cualquier dinero que entre o venga del negocio. Las transacciones pueden estar asociadas con retiros o depósitos realizados en un banco, pago de empleados, gastos operativos y facturas, pagos de facturas y ventas y devoluciones dentro del negocio. La mayoría de los libros contables tienen columnas separadas para débitos y créditos, pero algunos tienen una sola columna y el escritor debe agregar un signo más o menos para indicar si el dinero va o viene.
La mayoría de las empresas tienen activos, como equipos o inventario, y el valor de los activos se registra en un libro mayor. A medida que los activos cambian de valor, la persona a cargo del libro mayor a menudo notará estas diferencias. Por ejemplo, a medida que el equipo envejece, su valor disminuye y esta disminución puede marcarse en el libro mayor. Registrar el valor de los activos ayuda a una empresa a saber cuánto dinero sólido tiene.
Las fechas pueden parecer poco importantes, pero se utiliza un libro mayor para configurar una pista de auditoría, por lo que generalmente son muy útiles. Si hay transacciones fraudulentas, alguien puede verificar las fechas para ver cuándo ocurrieron las transacciones falsas. Esto también ayuda a la empresa a comprender las tendencias financieras, y esta información se puede aplicar al futuro.
Otro elemento típicamente agregado a un libro mayor es una columna de descripción. Tener una gran lista de créditos y débitos puede ser difícil de seguir, especialmente si el lector no sabe para qué sirve cada transacción. Agregar una descripción facilita la auditoría del libro mayor, y el lector también sabrá exactamente para qué se está utilizando el dinero.