¿Qué información se incluye en un libro mayor?
Un libro mayor es utilizado por muchas empresas para ayudar a equilibrar las cuentas y realizar un seguimiento del dinero y los gastos, y muchos artículos se incluyen en dicho libro mayor. Las transacciones comunes, como tomar dinero hacia o desde un banco o usar dinero para pagar a los empleados, se registran en un libro mayor como créditos y débitos. También se registran activos como el valor de maquinaria y otros equipos, y la persona que controla el libro mayor puede cambiar el valor de los activos a medida que avanza el tiempo para que sigan siendo precisos. Las fechas se agregan a cada elemento, porque esto ayuda al negocio a realizar un seguimiento de cuándo se realizan las transacciones, para garantizar que no haya fraude o robo interno. También se agregan descripciones a cada transacción, por lo que cualquiera que mire el libro mayor sabrá para qué se usó el dinero o cómo entró en el negocio.
La razón principal para usar un libro mayor es registrar transacciones. Esto incluye cualquier dinero que se produzca o provenga del negocio. Las transacciones pueden asociarse con retiros o DEPostes realizados en un banco, pagando empleados, gastos operativos y facturas, pagos de facturas y ventas y devoluciones dentro del negocio. La mayoría de los libros de contabilidad tienen columnas separadas para débitos y créditos, pero algunos tienen una sola columna y el escritor debe agregar un signo más o menos para indicar si el dinero viene o viene.
La mayoría de las empresas tienen activos, como equipos o inventario, y el valor de los activos se registra en un libro mayor. A medida que los activos cambian de valor, la persona a cargo del libro mayor a menudo notará estas diferencias. Por ejemplo, a medida que el equipo envejece, su valor disminuye y esta disminución puede marcarse en el libro mayor. Registrar el valor de los activos ayuda a una empresa a saber cuánto dinero sólido tiene.
Las fechas pueden parecer sin importancia, pero un libro mayor general se usa para configurar una pista de auditoría, por lo que generalmente son muy útiles. Si hay transacciones fraudulentas, entonces alguien puede verificar las fechas para ver WHen las transacciones falsas ocurrieron. Esto también ayuda a la empresa a comprender las tendencias financieras, y esta información se puede aplicar al futuro.
Otro elemento típicamente agregado a un libro mayor es una columna de descripción. Tener una gran lista de créditos y débitos puede ser difícil de seguir, especialmente si el lector no sabe para qué sirve cada transacción. Agregar una descripción facilita la auditoría del libro mayor, y el lector también sabrá exactamente para qué se está utilizando el dinero.