Welke informatie staat op een grootboek?

Een grootboek wordt door veel bedrijven gebruikt om rekeningen te balanceren en geld en uitgaven bij te houden, en veel items zijn in zo'n grootboek opgenomen. Gangbare transacties, zoals geld van of naar een bank brengen of geld gebruiken om werknemers te betalen, worden in een grootboek geregistreerd als kredieten en afschrijvingen. Activa zoals de waarde van machines en andere apparatuur worden ook geregistreerd en de persoon die het grootboek beheert, kan de waarde van activa veranderen naarmate de tijd vordert, zodat ze nauwkeurig blijven. Datums worden toegevoegd aan elk item, omdat dit het bedrijf helpt bij te houden wanneer transacties plaatsvinden, om ervoor te zorgen dat er geen interne fraude of diefstal plaatsvindt. Er worden ook beschrijvingen aan elke transactie toegevoegd, zodat iedereen die naar het grootboek kijkt, weet waarvoor het geld is gebruikt of hoe het in het bedrijf is gekomen.

De belangrijkste reden om een ​​grootboek te gebruiken, is om transacties te registreren. Dit omvat alle geld dat in het bedrijf binnenkomt of komt. Transacties kunnen worden geassocieerd met opnames of stortingen bij een bank, betalende werknemers, operationele kosten en rekeningen, factuurbetalingen en verkopen en retouren binnen het bedrijf. De meeste grootboeken hebben afzonderlijke kolommen voor afschrijvingen en credits, maar sommige hebben een enkele kolom en de schrijver moet een plus- of minteken toevoegen om aan te geven of er geld komt of gaat.

De meeste bedrijven hebben activa, zoals apparatuur of inventaris, en de waarde van de activa wordt geregistreerd in een grootboek. Wanneer activa in waarde veranderen, zal de persoon die de leiding heeft over het grootboek deze verschillen vaak opmerken. Naarmate de apparatuur ouder wordt, daalt de waarde ervan en kan deze daling worden gemarkeerd in het grootboek. Door de waarde van activa te registreren, weet een bedrijf hoeveel solide geld het heeft.

Datums lijken misschien onbelangrijk, maar een grootboek wordt gebruikt om een ​​controlespoor op te zetten, dus ze zijn meestal erg handig. Als er frauduleuze transacties zijn, kan iemand de datums controleren om te zien wanneer er nep-transacties hebben plaatsgevonden. Dit helpt het bedrijf ook om financiële trends te begrijpen, en deze informatie kan worden toegepast op de toekomst.

Een ander item dat doorgaans wordt toegevoegd aan een grootboek is een beschrijvingskolom. Het hebben van een grote lijst met credits en afschrijvingen kan moeilijk te volgen zijn, vooral als de lezer niet weet waarvoor elke transactie is bedoeld. Als u een beschrijving toevoegt, kunt u het grootboek gemakkelijker controleren en weet de lezer ook precies waarvoor het geld wordt gebruikt.