Co je plán úhrady?
Plán úhrady je strukturovaná strategie pro splácení jednotlivcům, kterým vznikly výdaje jménem jiné entity. Nejběžnějším příkladem tohoto typu plánu je krytí výdajů vzniklých zaměstnancům při plnění jejich pracovních povinností. Plány tohoto typu umožňují zajistit včasné proplacení zaměstnanců a zároveň pomáhají zaměstnavateli udržovat přesné záznamy o celkových nákladech spojených s plněním daného úkolu.
Plány úhrady mohou být strukturovány jako odpovědné a nezodpovědné. Odpovědný plán vyžaduje, aby zaměstnanec předložil příjmy za výdaje, které mají nárok na úhradu. Nezodpovědný plán úhrady zahrnuje výdaje, u nichž není vyžadován příjem, ačkoli zaměstnanec musí náklady prohlásit před písemným proplacením. Například zaměstnanec, který vezme klienty na večeři, bude muset předložit účtenku za jídlo, aby mohl uhradit výdaje. Současně, pokud zaměstnanec používá své soukromé vozidlo při plnění úkolů jménem zaměstnavatele, předloží celkovou částku najetých kilometrů, obvykle na výdajový doklad nebo formulář žádosti. Zaměstnavatel stanoví výši vydaných náhrad na základě platných předpisů a postupů, které platí.
Pokud jde o odpočty daně, zaměstnanec, který se účastní plánu náhrad, obvykle nemá nárok na kompenzované výdaje jako odpočty ze svých daňových přiznání k dani z příjmu. Zaměstnavatel může požadovat náhradu výdajů, které byly uhrazeny jako srážky, s výhradou ustanovení platných daňových zákonů platných v jurisdikci, ve které se společnost nachází. V některých zemích může být zaměstnanec povinen deklarovat určité formy úhrady jako příjem, zejména v situacích, jako je počet najetých kilometrů, kde nejsou konkrétně zdokumentovány výdaje mimo kapsu.
V plánu úhrad může být pokryta celá řada nákladů. Zaměstnanci, kteří cestují v rámci své práce, mají často nárok na úhradu nákladů, jako jsou letenky, ubytování, pronájem auta a stravování. Zaměstnanci mohou být rovněž odškodněny náklady, které vzniknou při práci na zvláštním projektu pro společnost, jako je například zastupování podniku na místní akci. Nařízení vlády často určují rozsah toho, co se považuje za refundovatelné výdaje, a jaké postupy je třeba dodržovat, aby zaměstnavatel mohl při podání daňového přiznání požadovat vrácené výdaje. Tyto předpisy obvykle utvářejí vnitřní zásady a postupy používané podnikem při strukturování a provádění plánu úhrad.