Che cos'è un piano di rimborso?

Un piano di rimborso è una strategia strutturata per rimborsare le persone che hanno sostenuto spese per conto di un'altra entità. L'esempio più comune di questo tipo di piano riguarda la copertura delle spese sostenute dai dipendenti mentre svolgono le loro responsabilità lavorative. Piani di questo tipo consentono di garantire il rimborso tempestivo del dipendente, aiutando al contempo il datore di lavoro a tenere registri accurati sull'intero costo associato all'esecuzione di un determinato compito.

I piani di rimborso possono essere strutturati come responsabili e non responsabili. Un piano responsabile richiede al dipendente di presentare le ricevute per le spese che possono beneficiare del rimborso. Un piano di rimborso non responsabile copre le spese in cui non è richiesta alcuna ricevuta, anche se il dipendente deve dichiarare le spese per iscritto prima di essere rimborsato. Ad esempio, un dipendente che accompagna i clienti a cena dovrà presentare la ricevuta del pasto per essere rimborsato delle spese. Allo stesso tempo, se il dipendente utilizza il proprio veicolo privato nel corso del completamento delle attività per conto del datore di lavoro, invia l'importo totale del chilometraggio utilizzato, di solito su un buono di spesa o un modulo di richiesta. Il datore di lavoro determina l'importo del rimborso emesso, in base alle normative e alle pratiche vigenti.

In termini di detrazioni fiscali, un dipendente che partecipa a un piano di rimborso non è normalmente autorizzato a richiedere le spese compensate come detrazioni sulle proprie dichiarazioni dei redditi personali. Il datore di lavoro può richiedere le spese che sono state rimborsate come detrazioni, fatte salve le disposizioni contenute nelle leggi fiscali attualmente in vigore nella giurisdizione in cui si trova la società. In alcuni paesi, il dipendente potrebbe dover dichiarare determinate forme di rimborso come reddito, in particolare in situazioni come il chilometraggio in cui non vi sono spese vive specificamente documentate.

Una vasta gamma di spese può essere coperta in un piano di rimborso. I dipendenti che viaggiano nell'ambito del proprio lavoro sono spesso autorizzati a presentare rimborsi per spese di volo, alloggio, noleggio auto e pasti. Un dipendente può anche essere compensato per le spese sostenute durante il lavoro su un progetto speciale per l'azienda, ad esempio come rappresentante dell'azienda in un evento locale. Spesso, i regolamenti governativi definiscono l'ambito di ciò che è considerato una spesa rimborsabile e quali procedure devono essere seguite per consentire al datore di lavoro di richiedere la spesa rimborsata al momento della presentazione delle dichiarazioni fiscali. Tali regolamenti in genere determinano le politiche e le procedure interne utilizzate da un'azienda per strutturare ed eseguire il piano di rimborso.