Cos'è un piano di rimborso?

Un piano di rimborso è una strategia strutturata per rimborsare le persone che hanno sostenuto spese per conto di un'altra entità.L'esempio più comune di questo tipo di piano ha a che fare con la copertura delle spese sostenute dai dipendenti in quanto svolgono le loro responsabilità lavorative.Piani di questo tipo consentono di garantire il rimborso del dipendente in modo tempestivo, aiutando anche il datore di lavoro a mantenere registri accurati in merito all'intero costo associato alle prestazioni di un determinato compito.

I piani di rimborso possono essere strutturati come responsabili e non responsabili.Un piano responsabile prevede che il dipendente di presenterà le spese per le spese che si qualificano per il rimborso.Un piano di rimborso non responsabile copre le spese in cui non è richiesta alcuna ricevuta, sebbene il dipendente debba dichiarare le spese per iscritto prima che venga rimborsato.Ad esempio, un dipendente che porta i clienti a cena dovrà presentare la ricevuta per il pasto per essere compensato per le spese.Allo stesso tempo, se il dipendente usa il proprio veicolo privato nel corso del completamento delle attività per conto del datore di lavoro, presenta la quantità totale di chilometraggio utilizzato, di solito su un voucher di spesa o un modulo di reclamo.Il datore di lavoro determina l'importo del rimborso emesso, in base alle norme e alle pratiche correnti che si applicano.

In termini di detrazioni fiscali, un dipendente che partecipa a un piano di rimborso non è normalmente autorizzato a richiedere le spese compensate come detrazioni sulle loro dichiarazioni fiscali sul reddito personale.Il datore di lavoro può richiedere le spese rimborsate come detrazioni, fatte salve le disposizioni contenute nelle leggi fiscali attualmente in atto nella giurisdizione in cui si trova la società.In alcuni paesi, il dipendente potrebbe dover dichiarare determinate forme di rimborso come reddito, in particolare in situazioni come il chilometraggio in cui non vi sono spese immediatamente documentate.

Una vasta gamma di spese può essere coperta in un piano di rimborso.I dipendenti che viaggiano come parte del loro lavoro sono spesso autorizzati a presentare spese come biglietto aereo, alloggi, noleggi di auto e pasti per il rimborso.Un dipendente può anche essere compensato per le spese sostenute mentre lavorava su un progetto speciale per la società, come il rappresentante del business in un evento locale.Spesso, i regolamenti governativi definiscono la portata di quella che è considerata una spesa rimborsabile e quali procedure devono essere seguite per consentire al datore di lavoro di richiedere le spese rimborsate quando si presentano dichiarazioni fiscali.Questi regolamenti in genere modellano le politiche e le procedure interne utilizzate da un'azienda per strutturare e svolgere il piano di rimborso.