Hvad er en refusionsplan?
En refusionsplan er en struktureret strategi for tilbagebetaling af personer, der har påført udgifter på vegne af en anden enhed. Det mest almindelige eksempel på denne type plan har at gøre med at dække udgifter, der er afholdt af medarbejderne, når de udfører deres jobansvar. Planer af denne type gør det muligt at sikre, at medarbejderen refunderes rettidigt, samtidig med at arbejdsgiveren hjælper arbejdsgiveren med at føre nøjagtige poster vedrørende hele omkostningerne i forbindelse med udførelsen af en given opgave.
refusionsplaner kan struktureres som ansvarlige og ikke-regnbare. En ansvarlig plan opfordrer medarbejderen til at indsende kvitteringer for de udgifter, der kvalificerer sig til refusion. En ikke-regnskabsmæssig refusionsplan dækker udgifter, hvor der ikke kræves nogen kvittering, selvom medarbejderen skal erklære udgifterne skriftligt, før han eller hun refunderes. For eksempel er en medarbejder, der tager klienter ud til middag, nødt til at præsentere kvitteringen for måltidet for at værekompenseret for udgifterne. På samme tid, hvis medarbejderen bruger sit private køretøj i løbet af udførelsen af opgaver på vegne af arbejdsgiveren, indsender han eller hun den samlede anvendte kilometertal, som regel på en udgiftskupon eller kravformular. Arbejdsgiveren bestemmer mængden af refusion, der er udstedt, baseret på aktuelle regler og praksis, der gælder.
Med hensyn til skattefradrag har en medarbejder, der deltager i en refusionsplan, normalt ikke lov til at kræve de kompenserede udgifter som fradrag på deres personlige selvangivelser. Arbejdsgiveren kan kræve de udgifter, der blev godtgjort som fradrag, med forbehold af bestemmelserne i de skattelovgivninger, der i øjeblikket er på plads i den jurisdiktion, hvor virksomheden er placeret. I nogle lande kan medarbejderen muligvis erklære visse former for refusion som indkomst, især i situationer som kilometertal, hvor derer ingen specifikt dokumenteret udgift uden for lommen.
En bred vifte af udgifter kan være dækket af en refusionsplan. Medarbejdere, der rejser som en del af deres arbejde, får ofte lov til at indsende udgifter som flybillet, logi, biludlejning og måltider til refusion. En medarbejder kan også kompenseres for udgifter, der er afholdt, mens de arbejder på et specielt projekt for virksomheden, såsom at tjene som repræsentant for virksomheden ved en lokal begivenhed. Ofte definerer regeringsreglerne omfanget af, hvad der betragtes som en refunderbar udgift, og hvilke procedurer der skal følges for at arbejdsgiveren skal kræve den refunderede udgift, når de arkiverer selvangivelser. Disse regler former typisk de interne politikker og procedurer, der bruges af en virksomhed til at strukturere og udføre refusionsplanen.