Hvad er en refusionsplan?
En refusionsplan er en struktureret strategi til tilbagebetaling af personer, der har afholdt udgifter på vegne af en anden enhed. Det mest almindelige eksempel på denne type plan har at gøre med at dække udgifter, som medarbejderne har afholdt, når de udfører deres jobansvar. Planer af denne type gør det muligt at sikre, at medarbejderen refunderes rettidigt, samtidig med at det også hjælper arbejdsgiveren med at føre nøjagtige poster om alle omkostninger forbundet med udførelsen af en given opgave.
Refusionsplaner kan struktureres som ansvarlige og ikke-ansvarlige. En ansvarlig plan opfordrer medarbejderen til at indsende kvitteringer for de udgifter, der er berettiget til refusion. En ikke-ansvarlig refusionsplan dækker udgifter, hvor der ikke kræves kvittering, skønt medarbejderen skal indberette udgiften skriftligt, før han eller hun refunderes. For eksempel skal en medarbejder, der tager klienter ud til middag, fremlægge kvitteringen for måltidet for at blive kompenseret for udgifterne. På samme tid, hvis medarbejderen bruger sit private køretøj i løbet af udførelsen af opgaver på arbejdsgiverens vegne, indsender han eller hun det samlede antal kilometertal, der bruges, normalt på en udgiftskupon eller kravformular. Arbejdsgiveren bestemmer størrelsen af udstedt godtgørelse baseret på gældende regler og praksis.
Med hensyn til skattefradrag har en medarbejder, der deltager i en refusionsplan, normalt ikke tilladelse til at kræve de kompenserede udgifter som fradrag på deres personlige indkomstskatangivelser. Arbejdsgiveren kan kræve udgifter, der er godtgjort som fradrag, med forbehold af bestemmelserne i de skattelovgivninger, der for tiden findes i den jurisdiktion, hvor virksomheden er beliggende. I nogle lande kan det være nødvendigt at medarbejderen erklærer visse former for refusion som indkomst, især i situationer som f.eks. Kilometertal, hvor der ikke er specifikt dokumenteret udgifter til lommen.
En bred vifte af udgifter kan dækkes i en refusionsplan. Medarbejdere, der rejser som en del af deres arbejde, har ofte tilladelse til at indsende udgifter såsom flybillet, logi, biludlejning og måltider til refusion. En medarbejder kan også blive kompenseret for udgifter, der er afholdt, mens han arbejder på et specielt projekt for virksomheden, såsom at tjene som repræsentant for virksomheden ved en lokal begivenhed. Regeringsbestemmelser definerer ofte omfanget af, hvad der betragtes som en refunderbar udgift, og hvilke procedurer der skal følges for at arbejdsgiveren kan kræve den refunderede udgift ved indgivelse af selvangivelse. Disse forskrifter forme typisk de interne politikker og procedurer, der bruges af en virksomhed til at strukturere og gennemføre refusionsplanen.