Hva er en refusjonsplan?

En refusjonsplan er en strukturert strategi for å tilbakebetale enkeltpersoner som har pådratt seg utgifter på vegne av en annen enhet. Det vanligste eksemplet på denne typen planer har å gjøre med å dekke utgifter som de ansatte påløper når de utfører sine ansvarsoppgaver. Planer av denne typen gjør det mulig å sikre at den ansatte refunderes på en riktig måte, samtidig som den også hjelper arbeidsgiveren med å føre nøyaktige journaler angående hele kostnadene forbundet med utførelsen av en gitt oppgave.

Refusjonsplaner kan struktureres som ansvarlige og ikke-ansvarlige. En ansvarlig plan ber arbeidstakeren sende inn kvitteringer for utgiftene som kvalifiserer for refusjon. En ikke-ansvarlig refusjonsplan dekker utgifter der det ikke kreves kvittering, selv om arbeidstakeren må erklære utgiftene skriftlig før han eller hun får godtgjørelse. For eksempel vil en ansatt som tar ut klienter til middag måtte presentere kvitteringen for måltidet for å bli kompensert for utgiftene. Samtidig, hvis arbeidstakeren bruker sitt private kjøretøy i løpet av utførelsen av oppgaver på vegne av arbeidsgiveren, sender han eller hun det totale antall kjørelengde som brukes, vanligvis på en utgiftskupong eller kravskjema. Arbeidsgiveren bestemmer mengden refusjon utstedt, basert på gjeldende regler og praksis som gjelder.

Når det gjelder skattefradrag, har en ansatt som deltar i en refusjonsplan, normalt ikke lov til å kreve de kompenserte utgiftene som fradrag i deres personlige selvangivelse. Arbeidsgiveren kan kreve utgiftene som ble godtgjort som fradrag, med forbehold om bestemmelsene i skattelovene som for tiden er på plass i jurisdiksjonen der selskapet holder til. I noen land kan det hende at arbeidstakeren må erklære visse former for refusjon som inntekt, spesielt i situasjoner som kjørelengde der det ikke er spesifikt dokumenterte utgifter til lommen.

Et bredt spekter av utgifter kan dekkes i en refusjonsplan. Ansatte som reiser som en del av arbeidet sitt, har ofte lov til å sende inn utgifter som flybillett, losji, bilutleie og måltider for refusjon. En ansatt kan også bli kompensert for utgifter som påløper mens han jobber med et spesielt prosjekt for selskapet, for eksempel å tjene som representant for virksomheten ved et lokalt arrangement. Ofte definerer regjeringens forskrifter omfanget av det som anses som en refunderbar utgift, og hvilke prosedyrer som må følges for at arbeidsgiveren kan kreve den refunderte kostnaden ved innlevering av selvangivelse. Disse forskriftene former vanligvis de interne retningslinjene og prosedyrene som brukes av en virksomhet for å strukturere og gjennomføre refusjonsplanen.