Hva er en refusjonsplan?

En refusjonsplan er en strukturert strategi for å tilbakebetale personer som har pådratt seg utgifter på vegne av en annen enhet. Det vanligste eksemplet på denne typen plan har å gjøre med å dekke utgifter som ansatte har pådratt seg når de utfører jobbansvaret. Planer av denne typen gjør det mulig å sikre at arbeidstakeren blir refundert på en riktig måte, samtidig som de hjelper arbeidsgiveren med å føre nøyaktige poster angående hele kostnadene forbundet med ytelsen til en gitt oppgave.

Refusjonsplaner kan struktureres som ansvarlige og ikke-ansvarlige. En ansvarlig plan krever at den ansatte sender inn kvitteringer for utgiftene som kvalifiserer for refusjon. En ikke-ansvarlige refusjonsplan dekker utgifter der det ikke kreves kvittering, selv om den ansatte må erklære utgiftene skriftlig før han eller hun refunderes. For eksempel vil en ansatt som tar kunder ut til middag, presentere kvitteringen for måltidet for å værekompensert for utgiftene. Samtidig, hvis den ansatte bruker sitt private kjøretøy i løpet av å fullføre oppgaver på vegne av arbeidsgiveren, sender han eller hun inn det totale belastningen som brukes, vanligvis på en utgiftskupong eller kravskjema. Arbeidsgiveren bestemmer mengden refusjon utstedt, basert på gjeldende forskrifter og praksis som gjelder.

Når det gjelder skattefradrag, har en ansatt som deltar i en refusjonsplan normalt ikke lov til å kreve kompenserte utgifter som fradrag på deres personlige selvangivelse. Arbeidsgiveren kan kreve utgiftene som ble refundert som fradrag, med forbehold om bestemmelsene i skattelovene som for øyeblikket er på plass i jurisdiksjonen der selskapet ligger. I noen land kan det hende at den ansatte må erklære visse former for refusjon som inntekt, spesielt i situasjoner som kjørelengde der der derer ingen spesifikt dokumentert utgifter til lommen.

Et bredt spekter av utgifter kan dekkes i en refusjonsplan. Ansatte som reiser som en del av arbeidet sitt, har ofte lov til å sende inn utgifter som flybillett, losji, bilutleie og måltider for refusjon. En ansatt kan også kompenseres for utgifter som påløper mens du jobber med et spesielt prosjekt for selskapet, for eksempel å tjene som representant for virksomheten på et lokalt arrangement. Ofte definerer myndighetsreglene omfanget av det som anses som en refunderbar utgift, og hvilke prosedyrer som må følges for at arbeidsgiveren skal kreve refusjonskostnadene når han innleverer selvangivelse. Denne forskriften former typisk de interne retningslinjene og prosedyrene som brukes av en virksomhet for å strukturere og utføre refusjonsplanen.