Qu'est-ce qu'un plan de remboursement?
Un plan de remboursement est une stratégie structurée de remboursement des personnes qui ont engagé des dépenses pour le compte d'une autre entité. L'exemple le plus courant de ce type de régime concerne la couverture des dépenses engagées par les employés dans l'exercice de leurs fonctions. Les plans de ce type permettent de garantir le remboursement de l’employé dans les meilleurs délais, tout en aidant également l’employeur à tenir des registres précis de l’ensemble des coûts associés à l’exécution d’une tâche donnée.
Les plans de remboursement peuvent être structurés de manière comptable et non comptable. Un plan comptable demande à l'employé de soumettre des reçus pour les dépenses admissibles à un remboursement. Un plan de remboursement non comptable couvre les dépenses pour lesquelles aucun reçu n'est requis, bien que l'employé doive déclarer les dépenses par écrit avant d'être remboursé. Par exemple, un employé qui invite ses clients à dîner devra présenter le reçu du repas afin d'être indemnisé pour les dépenses. Parallèlement, si l’employé utilise son véhicule privé pour effectuer des tâches pour le compte de l’employeur, il indique le montant total du kilométrage utilisé, généralement sur un justificatif de frais ou un formulaire de réclamation. L'employeur détermine le montant du remboursement émis en fonction de la réglementation et des pratiques en vigueur.
En ce qui concerne les déductions fiscales, un employé qui participe à un plan de remboursement n’est généralement pas autorisé à réclamer les dépenses compensées à titre de déduction dans sa déclaration de revenus. L'employeur peut réclamer les dépenses qui ont été remboursées à titre de déductions, sous réserve des dispositions contenues dans les lois fiscales en vigueur dans la juridiction où la société est située. Dans certains pays, l’employé peut être amené à déclarer certaines formes de remboursement en tant que revenu, en particulier dans des situations telles que le kilométrage où il n’existe aucune dépense supplémentaire spécifiquement documentée.
Un large éventail de dépenses peut être couvert par un plan de remboursement. Les employés qui voyagent dans le cadre de leur travail sont souvent autorisés à soumettre des dépenses telles que les billets d'avion, l'hébergement, la location de voitures et les repas, aux fins de remboursement. Un employé peut également être indemnisé pour les dépenses encourues lors de l'exécution d'un projet spécial pour l'entreprise, par exemple en tant que représentant de l'entreprise lors d'un événement local. Les réglementations gouvernementales définissent souvent la portée de ce qui est considéré comme une dépense remboursable et les procédures à suivre pour que l'employeur puisse réclamer la dépense remboursée lors du dépôt des déclarations de revenus. Ces réglementations définissent généralement les politiques et procédures internes utilisées par une entreprise pour structurer et exécuter le plan de remboursement.