Qu'est-ce qu'un plan de remboursement?
Un plan de remboursement est une stratégie structurée pour rembourser les personnes qui ont engagé des dépenses au nom d'une autre entité. L'exemple le plus courant de ce type de plan est lié à la couverture des dépenses engagées par les employés lorsqu'ils assument leurs responsabilités professionnelles. Les plans de ce type permettent de s'assurer que l'employé est remboursé en temps opportun, tout en aidant l'employeur à tenir des registres précis concernant l'ensemble du coût associé à l'exécution d'une tâche donnée.
Les plans de remboursement peuvent être structurés comme responsables et non responsables. Un plan responsable appelle l'employé à soumettre des reçus pour les dépenses admissibles au remboursement. Un régime de remboursement non responsable couvre les dépenses en cas de reçus, bien que l'employé ne doit déclarer les dépenses par écrit avant qu'il ne soit remboursé. Par exemple, un employé qui emmène les clients à dîner devra présenter le reçu pour le repas pour êtrecompensé pour les dépenses. Dans le même temps, si l'employé utilise son véhicule privé au cours de la réalisation de tâches au nom de l'employeur, il ou elle soumet le montant total de kilométrage utilisé, généralement sur un bon de dépenses ou un formulaire de réclamation. L'employeur détermine le montant du remboursement émis, sur la base des réglementations et des pratiques actuelles qui s'appliquent.
En termes de déductions fiscales, un employé qui participe à un régime de remboursement n'est normalement pas autorisé à réclamer les dépenses en rémunération en tant que déductions sur leurs déclarations de revenus des particuliers. L'employeur peut réclamer les dépenses qui ont été remboursées en tant que déductions, sous réserve des dispositions contenues dans les lois fiscales actuellement en place dans la juridiction où la société est située. Dans certains pays, l'employé peut devoir déclarer certaines formes de remboursement en tant que revenus, en particulier dans des situations telles que le kilométrage là où il y an'est pas spécifiquement documenté des dépenses en cours.
Un large éventail de dépenses peut être couvert dans un plan de remboursement. Les employés qui voyagent dans le cadre de leur travail sont souvent autorisés à soumettre des dépenses telles que le billet d'avion, les logements, les locations de voitures et les repas pour le remboursement. Un employé peut également être rémunéré pour les dépenses engagées tout en travaillant sur un projet spécial pour l'entreprise, comme le fonctionnement de la représentante de l'entreprise lors d'un événement local. Souvent, les réglementations gouvernementales définissent l'étendue de ce qui est considéré comme une dépense remboursable et quelles procédures doivent être suivies pour que l'employeur puisse réclamer les dépenses remboursées lors de la déclaration des déclarations de revenus. Ces réglementations façonnent généralement les politiques et procédures internes utilisées par une entreprise pour structurer et réaliser le plan de remboursement.