O que é um plano de reembolso?
Um plano de reembolso é uma estratégia estruturada para reembolsar indivíduos que tenham incorrido em despesas em nome de outra entidade. O exemplo mais comum desse tipo de plano tem a ver com a cobertura das despesas incorridas pelos funcionários no desempenho de suas responsabilidades profissionais. Planos desse tipo possibilitam garantir que o funcionário seja reembolsado em tempo hábil, além de ajudar o empregador a manter registros precisos sobre todo o custo associado ao desempenho de uma determinada tarefa.
Os planos de reembolso podem ser estruturados como responsáveis e não-responsáveis. Um plano responsável exige que o funcionário envie recibos para as despesas que se qualificam ao reembolso. Um plano de reembolso não responsabilizado cobre as despesas em que nenhum recibo é necessário, embora o funcionário precise declarar a despesa por escrito antes de ser reembolsado. Por exemplo, um funcionário que leva os clientes para jantar precisa apresentar o recibo da refeição para compensar as despesas. Ao mesmo tempo, se o funcionário usar seu veículo particular durante a conclusão de tarefas em nome do empregador, ele enviará o valor total da milhagem usada, geralmente em um comprovante de despesa ou formulário de solicitação. O empregador determina o valor do reembolso emitido, com base nos regulamentos e práticas atuais que se aplicam.
Em termos de deduções fiscais, um funcionário que participa de um plano de reembolso normalmente não pode reivindicar as despesas compensadas como deduções em suas declarações de imposto de renda pessoais. O empregador pode reivindicar as despesas que foram reembolsadas como deduções, sujeitas às disposições contidas nas leis tributárias atualmente em vigor na jurisdição em que a empresa está localizada. Em alguns países, o funcionário pode ter que declarar certas formas de reembolso como receita, especialmente em situações como quilometragem em que não há despesas desembolsadas especificamente documentadas.
Uma ampla gama de despesas pode ser coberta por um plano de reembolso. Os funcionários que viajam como parte de seu trabalho geralmente têm permissão para enviar despesas como passagem aérea, hospedagem, aluguel de carros e refeições para reembolso. Um funcionário também pode ser compensado pelas despesas incorridas enquanto trabalha em um projeto especial para a empresa, como servir como representante da empresa em um evento local. Freqüentemente, as regulamentações governamentais definem o escopo do que é considerado uma despesa reembolsável e quais procedimentos devem ser seguidos para que o empregador reivindique a despesa reembolsada ao apresentar declarações de impostos. Esses regulamentos geralmente moldam as políticas e procedimentos internos usados por uma empresa para estruturar e executar o plano de reembolso.