O que é um plano de reembolso?
Um plano de reembolso é uma estratégia estruturada para reembolsar indivíduos que sofreram despesas em nome de outra entidade. O exemplo mais comum desse tipo de plano tem a ver com a cobertura de despesas incorridas pelos funcionários, enquanto eles cumprem suas responsabilidades no trabalho. Os planos desse tipo permitem garantir que o funcionário seja reembolsado em tempo hábil, além de ajudar o empregador a manter registros precisos sobre todo o custo associado ao desempenho de uma determinada tarefa.
Os planos de reembolso podem ser estruturados como responsáveis e não responsáveis. Um plano responsável pede que o funcionário envie recibos para as despesas que se qualificam para o reembolso. Um plano de reembolso não contábil aborda as despesas onde nenhum recibo é necessário, embora o funcionário precise declarar a despesa por escrito antes de ser reembolsado. Por exemplo, um funcionário que leva os clientes para jantar precisará apresentar o recibo para a refeição para sercompensado pelas despesas. Ao mesmo tempo, se o funcionário usar seu veículo particular no decorrer das tarefas em nome do empregador, ele ou ela envia a quantidade total de milhagem usada, geralmente em um voucher de despesas ou formulário de reclamação. O empregador determina o valor do reembolso emitido, com base nos regulamentos e práticas atuais que se aplicam.
Em termos de deduções fiscais, um funcionário que participa de um plano de reembolso normalmente não tem permissão para reivindicar as despesas compensadas como deduções em suas declarações de imposto de renda pessoal. O empregador pode reivindicar as despesas reembolsadas como deduções, sujeitas às disposições contidas nas leis tributárias atualmente em vigor na jurisdição em que a empresa está localizada. Em alguns países, o funcionário pode ter que declarar certas formas de reembolso como renda, especialmente em situações como a quilometragem onde alinão está especificamente documentado despesa diretamente.
Uma ampla gama de despesas pode ser abordada em um plano de reembolso. Os funcionários que viajam como parte de seu trabalho geralmente podem enviar despesas como passagem aérea, alojamentos, aluguel de carros e refeições para reembolso. Um funcionário também pode ser compensado por despesas incorridas ao trabalhar em um projeto especial para a empresa, como servir como representante da empresa em um evento local. Freqüentemente, os regulamentos governamentais definem o escopo do que é considerado uma despesa reembolsável e quais procedimentos devem ser seguidos para que o empregador reivindique as despesas reembolsadas ao registrar declarações fiscais. Esses regulamentos geralmente moldam as políticas e procedimentos internos usados por uma empresa para estruturar e executar o plano de reembolso.