Was ist ein Erstattungsplan?

Ein Rückerstattungsplan ist eine strukturierte Strategie zur Rückzahlung von Personen, die im Auftrag eines anderen Unternehmens Aufwendungen getätigt haben. Das häufigste Beispiel für einen solchen Plan ist die Deckung der Kosten, die den Mitarbeitern bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben entstehen. Pläne dieser Art ermöglichen eine rechtzeitige Rückerstattung des Arbeitnehmers und helfen dem Arbeitgeber, genaue Aufzeichnungen über die gesamten mit der Durchführung einer bestimmten Aufgabe verbundenen Kosten zu führen.

Erstattungspläne können als rechenschaftspflichtig und nicht rechenschaftspflichtig strukturiert werden. Ein Accountable-Plan fordert den Mitarbeiter auf, Belege für die erstattungsfähigen Ausgaben einzureichen. Ein nicht rechenschaftspflichtiger Erstattungsplan deckt Ausgaben ab, für die keine Quittung erforderlich ist, obwohl der Mitarbeiter die Ausgaben schriftlich erklären muss, bevor er oder sie erstattet wird. Zum Beispiel muss ein Mitarbeiter, der Kunden zum Abendessen mitnimmt, den Beleg für das Essen vorlegen, um die Kosten zu ersetzen. Wenn der Mitarbeiter sein privates Fahrzeug zur Erfüllung von Aufgaben im Auftrag des Arbeitgebers benutzt, reicht er gleichzeitig den Gesamtbetrag der verbrauchten Kilometer ein, in der Regel auf einem Spesenbeleg oder einem Schadensformular. Der Arbeitgeber bestimmt die Höhe der Erstattung auf der Grundlage der geltenden Vorschriften und Gepflogenheiten.

In Bezug auf Steuerabzüge kann ein Mitarbeiter, der an einem Erstattungsplan teilnimmt, die erstatteten Ausgaben normalerweise nicht als Abzüge in seiner persönlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Der Arbeitgeber kann die erstatteten Auslagen als Abzüge geltend machen, vorbehaltlich der Bestimmungen der Steuergesetze, die derzeit in dem Land gelten, in dem das Unternehmen seinen Sitz hat. In einigen Ländern muss der Arbeitnehmer möglicherweise bestimmte Formen der Erstattung als Einkommen angeben, insbesondere in Situationen wie Laufleistung, in denen keine spezifisch dokumentierten Auslagen vorhanden sind.

In einem Erstattungsplan kann eine Vielzahl von Kosten abgedeckt werden. Mitarbeiter, die im Rahmen ihrer Arbeit reisen, dürfen häufig Ausgaben wie Flugkosten, Unterkunft, Mietwagen und Mahlzeiten zur Erstattung einreichen. Ein Mitarbeiter kann auch für Ausgaben entschädigt werden, die während der Arbeit an einem speziellen Projekt für das Unternehmen anfallen, beispielsweise als Vertreter des Unternehmens bei einer örtlichen Veranstaltung. Häufig legen staatliche Vorschriften den Umfang der erstattungsfähigen Ausgaben fest und welche Verfahren einzuhalten sind, damit der Arbeitgeber die erstatteten Ausgaben bei der Abgabe von Steuererklärungen geltend machen kann. Diese Vorschriften prägen in der Regel die internen Richtlinien und Verfahren, mit denen ein Unternehmen den Erstattungsplan strukturiert und durchführt.