Co to jest plan refundacji?
Plan refundacji to ustrukturyzowana strategia spłaty osób, które poniosły wydatki w imieniu innego podmiotu. Najczęstszym przykładem tego typu planu jest pokrycie wydatków ponoszonych przez pracowników podczas wykonywania obowiązków służbowych. Plany tego typu umożliwiają zapewnienie pracownikowi terminowego zwrotu kosztów, a także pomagają pracodawcy w prowadzeniu dokładnych rejestrów dotyczących całego kosztu związanego z wykonywaniem danego zadania.
Plany refundacji mogą mieć strukturę rozliczalną i nieodpowiedzialną. Plan rozliczeniowy wzywa pracownika do przedstawienia pokwitowań wydatków kwalifikujących się do zwrotu. Nieodpowiedzialny plan refundacji obejmuje wydatki, w przypadku których nie jest wymagany pokwitowanie, chociaż pracownik musi zadeklarować wydatek na piśmie przed zwrotem kosztów. Na przykład pracownik, który zabiera klientów na kolację, będzie musiał przedstawić rachunek za posiłek, aby otrzymać rekompensatę za wydatki. Jednocześnie, jeśli pracownik korzysta ze swojego prywatnego pojazdu podczas wykonywania zadań w imieniu pracodawcy, przekazuje całkowitą liczbę przejechanych kilometrów, zwykle na voucherze wydatków lub formularzu roszczenia. Pracodawca ustala wysokość wydanego zwrotu na podstawie obowiązujących przepisów i praktyk.
Jeśli chodzi o odliczenia podatkowe, pracownik, który uczestniczy w planie refundacji, zwykle nie może ubiegać się o zwrot kosztów jako odliczenie w swoich deklaracjach dotyczących podatku dochodowego od osób fizycznych. Pracodawca może dochodzić zwrotu kosztów jako odliczeń, z zastrzeżeniem przepisów zawartych w przepisach podatkowych obowiązujących obecnie w jurysdykcji, w której znajduje się firma. W niektórych krajach pracownik może być zobowiązany do zadeklarowania pewnych form zwrotu kosztów jako dochodu, szczególnie w sytuacjach takich jak przebieg, w którym nie ma wyraźnie udokumentowanych wydatków z własnej kieszeni.
Szeroki zakres wydatków może zostać pokryty w planie refundacji. Pracownicy, którzy podróżują w ramach swojej pracy, często mogą składać wydatki, takie jak przelot, zakwaterowanie, wynajem samochodu i posiłki w celu uzyskania zwrotu kosztów. Pracownik może również otrzymać rekompensatę za wydatki poniesione podczas pracy nad specjalnym projektem dla firmy, takim jak reprezentowanie firmy na lokalnym wydarzeniu. Często przepisy rządowe określają zakres tego, co uważa się za wydatek podlegający zwrotowi oraz jakie procedury należy zastosować, aby pracodawca mógł ubiegać się o zwrot poniesionych wydatków przy składaniu deklaracji podatkowych. Przepisy te zazwyczaj kształtują wewnętrzne zasady i procedury stosowane przez firmę do strukturyzacji i realizacji planu refundacji.