Vad är en återbetalningsplan?

En återbetalningsplan är en strukturerad strategi för återbetalning av individer som har ådragit sig kostnader för en annan enhet. Det vanligaste exemplet på denna typ av plan har att göra med att täcka de utgifter som anställda uppstår när de utför sina arbetsuppgifter. Planer av denna typ gör det möjligt att säkerställa att den anställde ersätts i rätt tid, samtidigt som den hjälper arbetsgivaren att hålla exakta register över hela kostnaden för utförandet av en given uppgift.

Återbetalningsplaner kan struktureras som ansvariga och icke-redovisningsbara. En ansvarsskyldig plan kräver att den anställde skickar in kvitton för de utgifter som är berättigade till ersättning. En icke-ansvarig ersättningsplan täcker utgifter där inget kvitto krävs, även om den anställde måste redovisa kostnaden skriftligen innan han eller hon återbetalas. Till exempel måste en anställd som tar ut klienter till middagen presentera kvittot för måltiden för att kompenseras för utgifterna. Samtidigt, om den anställde använder sitt privata fordon under utförandet av uppgifter på arbetsgivarens vägnar, skickar han eller hon det totala körsträckan som används, vanligtvis på en utgiftskupong eller ansökningsformulär. Arbetsgivaren bestämmer beloppet för ersättning som har utfärdats, baserat på gällande regler och praxis.

När det gäller skatteavdrag får en anställd som deltar i en återbetalningsplan normalt inte kräva kompenserade utgifter som avdrag på sina personliga inkomstdeklarationer. Arbetsgivaren kan kräva utgifter som återbetalades som avdrag, med förbehåll för bestämmelserna i de skattelagar som för närvarande finns i den jurisdiktion där företaget är beläget. I vissa länder kan den anställda behöva deklarera vissa former av ersättning som inkomst, särskilt i situationer som körsträcka där det inte finns några specifika dokumenterade utgifter.

Ett brett spektrum av utgifter kan täckas i en återbetalningsplan. Anställda som reser som en del av sitt arbete får ofta lämna in utgifter som flygbiljetter, logi, biluthyrning och måltider för ersättning. En anställd kan också kompenseras för utgifter som uppkommer när han arbetar med ett särskilt projekt för företaget, till exempel att tjäna som representant för verksamheten vid ett lokalt evenemang. Ofta definierar statliga föreskrifter omfattningen av vad som betraktas som en återbetalningsbar kostnad, och vilka förfaranden som måste följas för att arbetsgivaren ska kräva den återbetalade kostnaden när han lämnar in skattedeklarationer. Dessa förordningar formar vanligtvis de interna policys och rutiner som används av ett företag för att strukturera och genomföra återbetalningsplanen.