¿Qué es un plan de reembolso?
Un plan de reembolso es una estrategia estructurada para pagar a las personas que han incurrido en gastos en nombre de otra entidad. El ejemplo más común de este tipo de plan tiene que ver con la cubierta de los gastos incurridos por los empleados a medida que llevan a cabo sus responsabilidades laborales. Los planes de este tipo permiten garantizar que el empleado sea reembolsado de manera oportuna, al tiempo que ayude al empleador a mantener registros precisos sobre el costo total asociado con el rendimiento de una tarea determinada.
Los planes de reembolso pueden estructurarse como responsables y no contables. Un plan responsable exige que el empleado envíe recibos para los gastos que califican para el reembolso. Un plan de reembolso no contado cubre los gastos en los que no se requiere recibo, aunque el empleado tiene que declarar los gastos por escrito antes de que se reembolse. Por ejemplo, un empleado que lleva a los clientes a cenar deberá presentar el recibo de la comida para sercompensado por los gastos. Al mismo tiempo, si el empleado usa su vehículo privado en el curso de completar las tareas en nombre del empleador, él o ella presenta la cantidad total de kilometraje utilizado, generalmente en un comprobante o formulario de reclamo. El empleador determina la cantidad de reembolso emitido, según las regulaciones y prácticas actuales que se aplican.
En términos de deducciones fiscales, un empleado que participa en un plan de reembolso normalmente no puede reclamar los gastos compensados como deducciones en sus declaraciones de impuestos personales. El empleador puede reclamar los gastos que fueron reembolsados como deducciones, sujetas a las disposiciones contenidas en las leyes fiscales actualmente vigentes en la jurisdicción donde se encuentra la compañía. En algunos países, el empleado puede tener que declarar ciertas formas de reembolso como ingresos, especialmente en situaciones como el kilometraje donde hayNo es un gasto fuera de bolsillo específicamente documentado.
Se puede cubrir una amplia gama de gastos en un plan de reembolso. Los empleados que viajan como parte de su trabajo a menudo pueden presentar gastos como pasajes aéreos, alojamientos, alquileres de automóviles y comidas para el reembolso. Un empleado también puede ser compensado por los gastos incurridos mientras trabaja en un proyecto especial para la empresa, como servir como representante del negocio en un evento local. A menudo, las regulaciones gubernamentales definen el alcance de lo que se considera un gasto reembolsable, y qué procedimientos deben seguirse para que el empleador reclame el gasto reembolsado al presentar declaraciones de impuestos. Estas regulaciones generalmente dan forma a las políticas y procedimientos internos utilizados por una empresa para estructurar y llevar a cabo el plan de reembolso.