Wat is een vergoedingsplan?

Een vergoedingsplan is een gestructureerde strategie voor het terugbetalen van personen die namens een andere entiteit kosten hebben gemaakt. Het meest voorkomende voorbeeld van dit soort plannen heeft te maken met het dekken van de kosten die werknemers maken bij het uitvoeren van hun taken. Dit soort plannen maakt het mogelijk om ervoor te zorgen dat de werknemer tijdig wordt vergoed, en helpt de werkgever ook bij het bijhouden van nauwkeurige gegevens over de volledige kosten in verband met de uitvoering van een bepaalde taak.

Terugbetalingsplannen kunnen worden gestructureerd als verantwoording afleggen en niet afleggen. In een verantwoordingsplan wordt de werknemer gevraagd om bonnen in te dienen voor de uitgaven die voor vergoeding in aanmerking komen. Een niet-toerekenbaar vergoedingsplan dekt kosten waarvoor geen ontvangst is vereist, hoewel de werknemer de kosten wel schriftelijk moet declareren voordat hij of zij wordt vergoed. Een werknemer die klanten mee uit eten neemt, moet bijvoorbeeld het ontvangstbewijs voor de maaltijd overleggen om de kosten te kunnen compenseren. Tegelijkertijd, als de werknemer zijn of haar privévoertuig gebruikt om taken namens de werkgever te voltooien, dient hij of zij het totale aantal gebruikte kilometers in, meestal op een onkostenbon of claimformulier. De werkgever bepaalt het bedrag van de vergoeding op basis van geldende voorschriften en praktijken.

Wat belastingaftrek betreft, is het een werknemer die deelneemt aan een vergoedingsplan normaal gesproken niet toegestaan ​​om de gecompenseerde kosten te vorderen als aftrekposten op zijn aangiften inkomstenbelasting. De werkgever kan aanspraak maken op de kosten die als aftrek zijn vergoed, met inachtneming van de bepalingen in de fiscale wetgeving die momenteel van kracht is in het rechtsgebied waar de onderneming is gevestigd. In sommige landen is het mogelijk dat de werknemer bepaalde vormen van vergoeding als inkomen moet declareren, met name in situaties zoals kilometers die niet specifiek gedocumenteerd zijn.

Een breed scala aan kosten kan worden gedekt in een vergoedingsplan. Medewerkers die reizen als onderdeel van hun werk mogen vaak kosten, zoals vliegtickets, overnachtingen, autoverhuur en maaltijden voor vergoeding indienen. Een werknemer kan ook worden gecompenseerd voor kosten die zijn gemaakt tijdens het werken aan een speciaal project voor het bedrijf, zoals het dienen van de vertegenwoordiger van het bedrijf op een lokaal evenement. Vaak bepalen overheidsvoorschriften de reikwijdte van wat als een terugbetaalbare uitgave wordt beschouwd en welke procedures moeten worden gevolgd om de werkgever in staat te stellen de terugbetaalde uitgaven te declareren bij het indienen van belastingaangiften. Deze voorschriften geven doorgaans vorm aan de interne beleidslijnen en procedures die een bedrijf gebruikt om het vergoedingsplan te structureren en uit te voeren.