Wat is een vergoedingsplan?

Een vergoedingsplan is een gestructureerde strategie voor het terugbetalen van personen die kosten hebben gemaakt namens een andere entiteit. Het meest voorkomende voorbeeld van dit type plan heeft te maken met het dekken van kosten die door werknemers zijn gemaakt bij het uitvoeren van hun taakverantwoordelijkheden. Dit type plannen maken het mogelijk om ervoor te zorgen dat de werknemer tijdig wordt vergoed, terwijl de werkgever ook wordt geholpen bij het bijhouden van nauwkeurige gegevens over de volledige kosten die verband houden met de prestaties van een bepaalde taak.

Verhullingsplannen kunnen worden gestructureerd als verantwoordelijk en niet-inroepbaar. Een verantwoordelijk plan roept de werknemer op om bonnen in te dienen voor de kosten die in aanmerking komen voor terugbetaling. Een niet-verantwoordelijke vergoedingsplan dekt kosten waar geen ontvangst is vereist, hoewel de werknemer de kosten schriftelijk moet verklaren voordat hij of zij wordt vergoed. Een werknemer die klanten meeneemt, moet bijvoorbeeld de ontvangst voor de maaltijd presenteren om te zijngecompenseerd voor de kosten. Tegelijkertijd, als de werknemer zijn of haar privé -voertuig gebruikt tijdens het voltooien van taken namens de werkgever, dient hij of zij het totale gebruikte aantal kilometers in, meestal op een kostenvoucher of claimformulier. De werkgever bepaalt het bedrag van de uitgegeven vergoedingen, op basis van huidige voorschriften en praktijken die van toepassing zijn.

In termen van belastingaftrek is een werknemer die deelneemt aan een vergoedingsplan normaal gesproken niet toegestaan ​​om de gecompenseerde kosten te claimen als aftrek op hun aangiften voor de inkomstenbelasting. De werkgever kan de kosten claimen die als aftrek zijn terugbetaald, onder voorbehoud van de bepalingen in de belastingwetten die momenteel in het rechtsgebied van toepassing zijn waar het bedrijf zich bevindt. In sommige landen moet de werknemer mogelijk bepaalde vormen van terugbetaling als inkomsten verklaren, vooral in situaties zoals kilometers waar daaris geen specifiek gedocumenteerde out-of-pocket kosten.

Een breed scala aan kosten kan worden behandeld in een vergoedingsplan. Medewerkers die reizen als onderdeel van hun werk, mogen vaak kosten indienen zoals vliegtickets, verblijfs, autoverhuur en maaltijden voor terugbetaling. Een werknemer kan ook worden gecompenseerd voor kosten die worden gemaakt tijdens het werken aan een speciaal project voor het bedrijf, zoals het dienen als vertegenwoordiger van het bedrijf tijdens een lokaal evenement. Vaak definiëren overheidsvoorschriften de reikwijdte van wat wordt beschouwd als een terugbetaalde kosten, en welke procedures moeten worden gevolgd om de werkgever de vergoedingskosten te claimen bij het indienen van belastingaangiften. Deze voorschriften vormen doorgaans het interne beleid en procedures die door een bedrijf worden gebruikt om het vergoedingsplan te structureren en uit te voeren.