Co je to elektronický příjem?

Elektronický doklad je dokladem o nákupu nebo dodání, který je zaslán elektronicky. Příjemce může tento dokument použít jako papírový doklad při výměně, vracení nebo ve sporech s odesílatelem. Elektronické příjmy jsou také použitelné pro činnosti, jako je vymáhání srážek z daní. Obvykle je možné je vytisknout, je-li potřeba tištěná kopie.

Elektronická účtenka obsahuje jedinečný identifikační kód pro odkaz na objednávku, spolu s podrobným popisem. Zaznamená to kontaktní údaje o odesílateli a příjemci, způsob platby a veškeré další relevantní údaje. Tento dokument může nést také elektronický podpis a může obsahovat informace o tom, jak provádět návraty a výměny.

Mnoho elektronických příjmů se odesílá e-mailem, ale lze je také odeslat na mobilní telefon prostřednictvím systému textových zpráv. Kopie je také možné stáhnout, pokud se ztratí nebo nikdy nedojde k potvrzení. Příjemce se může přihlásit na web obchodníka a zkontrolovat záznamy o svých transakcích a najít elektronický účet, který potřebuje. U některých transakcí na webu se může po dokončení transakce načíst potvrzení do prohlížeče a uživatel ji bude muset vytisknout nebo si poznamenat potvrzovací kód pro budoucí použití.

Některý účetní software bude propojen s elektronickými účtenkami a integruje data příjmu do účetních záznamů zákazníka. Software může zadat informace do účetní knihy uživatele, klasifikovat typ nákupu a automaticky upravit nový běžný zůstatek. Kupující mohou také opravit informace, pokud jsou nesprávné; software může například nesprávně klasifikovat nákup nebo si stáhnout elektronický účet, který je později pozměněn, a zaznamenat nesprávnou částku.

Online příjmy dokládají nákupy a poskytují informace o tom, jak a kdy byl nákup proveden. Potvrzují také objednávku a mohou poskytnout mechanismus pro její opravu, pokud je nesprávný, i když obvykle se to musí uskutečnit ve velmi úzkém okně. Příjmy se také mohou automaticky generovat v době doručení. Dopravci mohou odesílatelům a příjemcům zasílat e-maily, aby věděli, kdy dorazí balíček, a v případě sporu o doručení může být zapotřebí elektronické potvrzení.

Používání elektronických příjmů může být šetrnější k životnímu prostředí a může také usnadnit účetnictví. Uživatel může uchovávat kopie v účetním programu, propojovat položky deníku s konkrétními příjmy a na vyžádání poskytovat příjmy ve vhodném elektronickém formátu. Pokud doklady o nákupu zakoupí spotřebitel, který plánuje deklarovat daně, je důležité zajistit, aby byly v budoucnu přístupné, a je dobré uložit kopie do složky na pevném disku.