Hvad er en elektronisk kvittering?
En elektronisk kvittering er et bevis på køb eller levering, der sendes elektronisk. Modtageren kan bruge dette dokument som en papirkvittering i udveksling, returnering eller tvister med afsenderen. Elektroniske kvitteringer kan også bruges til aktiviteter som krav på fradrag for skat. Det er normalt muligt at udskrive dem, hvis der er behov for en papirkopi.
Den elektroniske kvittering inkluderer en unik identifikationskode til reference til ordren sammen med en detaljeret beskrivelse. Det bemærker afsenderen og modtagerens kontaktoplysninger, betalingsmetode og andre relevante oplysninger. Dette dokument kan også bære en elektronisk signatur og kan indeholde oplysninger om, hvordan man foretager retur og udveksling.
Mange elektroniske kvitteringer sendes via e-mail, men de kan også sendes til en mobiltelefon via et tekstmeddelelsessystem. Det kan også være muligt at downloade kopier, hvis en kvittering mistes eller aldrig ankommer. Modtageren kan logge på forhandlerens websted og kontrollere posterne på hendes transaktioner for at finde den elektroniske kvittering, hun har brug for. For nogle transaktioner på nettet kan kvitteringen indlæses i browseren, når transaktionen er afsluttet, og brugeren bliver nødt til at udskrive den eller notere bekræftelseskoden til fremtidig reference.
Nogle regnskabssoftware vil interface med elektroniske kvitteringer og integrere kvitteringsdata i kundens regnskabsposter. Softwaren kan indtaste oplysningerne i brugerens hovedbok, klassificere købstypen og justere den nye kørselsbalance automatisk. Købere kan også rette oplysningerne, hvis de er forkerte; softwaren klassificerer muligvis et køb forkert, for eksempel eller downloader en elektronisk kvittering, der senere er ændret og registrerer et forkert beløb.
Online-kvitteringer kan dokumentere køb og give oplysninger om, hvordan og hvornår et køb blev foretaget. De bekræfter også ordren og kan tilvejebringe en mekanisme til korrektion af den, hvis den er forkert, selvom dette normalt skal ske inden for et meget smalt vindue. Kvitteringer kan også automatisk genereres på leveringstidspunktet. Sendere kan sende e-mails til afsendere og modtagere, så de ved, hvornår en pakke ankommer, og det kan være nødvendigt med den elektroniske kvittering i en tvist om leveringen.
Brug af elektroniske kvitteringer kan være mere miljøvenligt og kan også gøre regnskabet lettere. Brugeren kan opbevare kopier i et regnskabsprogram, linke journalposter til specifikke kvitteringer og give kvitteringer efter anmodning i et praktisk elektronisk format. Hvis kvitteringsdokumenter køber en forbruger, der planlægger at opgive skat, er det vigtigt at sikre, at de er tilgængelige i fremtiden, og det kan være en god ide at gemme kopier i en mappe på en harddisk.