Vad är ett elektroniskt kvitto?
Ett elektroniskt kvitto är ett bevis på köp eller leverans som skickas elektroniskt. Mottagaren kan använda detta dokument som ett papperskvitto vid utbyte, retur eller tvist med avsändaren. Elektroniska kvitton kan också användas för aktiviteter som att kräva avdrag för skatter. Det är vanligtvis möjligt att skriva ut dem om en hårddisk behövs.
Det elektroniska kvittot innehåller en unik identifieringskod för att referera till beställningen, tillsammans med en detaljerad beskrivning. Den kommer att notera avsändarens och mottagarens kontaktinformation, betalningsmetod och andra relevanta uppgifter. Detta dokument kan också ha en elektronisk signatur och kan innehålla information om hur du gör returer och utbyten.
Många elektroniska kvitton skickas via e-post, men de kan också skickas till en mobiltelefon via ett SMS-system. Det kan också vara möjligt att ladda ner kopior om ett kvitto går förlorat eller aldrig kommer in. Mottagaren kan logga in på köpmännens webbplats och kontrollera posten på sina transaktioner för att hitta det elektroniska kvittot hon behöver. För vissa transaktioner på webben kan kvittot laddas i webbläsaren när transaktionen är klar och användaren måste skriva ut den eller notera bekräftelseskoden för framtida referens.
En del bokföringsprogramvara kommer att gränssnittas med elektroniska kvitton och integrera kvittodata i kundens bokföringsregister. Programvaran kan ange informationen i användarens huvudbok, klassificera köptypen och justera den nya löpningsbalansen automatiskt. Köpare kan också korrigera informationen om den är fel; programvaran kan klassificera ett köp felaktigt, till exempel eller ladda ner ett elektroniskt kvitto som senare ändras och registrera ett felaktigt belopp.
Onlinekvitton kan dokumentera köp och ge information om hur och när ett köp gjordes. De bekräftar också beställningen och kan tillhandahålla en mekanism för att korrigera den om den är fel, men vanligtvis måste detta ske inom ett mycket smalt fönster. Kvitton kan också automatiskt genereras vid leveransen. Avsändare kan skicka e-post till avsändare och mottagare så att de vet när ett paket anländer, och det elektroniska kvittot kan behövas i en tvist om leveransen.
Att använda elektroniska kvitton kan vara mer miljövänligt och kan också göra bokföringen enklare. Användaren kan förvara kopior i ett redovisningsprogram, länka journalposter till specifika kvitton och tillhandahålla kvitton på begäran i ett bekvämt elektroniskt format. Om kvittodokumentet köper en konsument planerar att deklarera på skatter, är det viktigt att se till att de kommer att vara tillgängliga i framtiden, och det kan vara en bra idé att spara kopior i en mapp på en hårddisk.