Was ist ein elektronischer Beleg?
Eine elektronische Quittung ist ein Kauf- oder Zustellnachweis, der elektronisch übermittelt wird. Der Empfänger kann dieses Dokument wie eine Quittung beim Umtausch, bei der Rückgabe oder bei Streitigkeiten mit dem Absender verwenden. Elektronische Belege können auch für Aktivitäten wie das Einfordern von Steuerabzügen verwendet werden. Normalerweise ist es möglich, sie auszudrucken, wenn ein Ausdruck benötigt wird.
Die elektronische Quittung enthält einen eindeutigen Identifizierungscode zur Bezugnahme auf die Bestellung sowie eine detaillierte Beschreibung. Es werden die Kontaktinformationen des Absenders und Empfängers, die Zahlungsmethode und alle anderen relevanten Details notiert. Dieses Dokument kann auch eine elektronische Signatur tragen und Informationen zur Durchführung von Rücksendungen und zum Umtausch enthalten.
Viele elektronische Belege werden per E-Mail verschickt, sie können aber auch über ein SMS-System an ein Mobiltelefon gesendet werden. Es kann auch möglich sein, Kopien herunterzuladen, wenn eine Quittung verloren geht oder nie eintrifft. Der Empfänger kann sich auf der Website des Händlers anmelden und die Aufzeichnungen seiner Transaktionen überprüfen, um den von ihm benötigten elektronischen Beleg zu finden. Bei einigen Transaktionen im Internet wird die Quittung möglicherweise nach Abschluss der Transaktion im Browser geladen, und der Benutzer muss sie ausdrucken oder den Bestätigungscode zur späteren Bezugnahme notieren.
Einige Buchhaltungssoftware kann mit elektronischen Belegen verbunden werden und Belegdaten in die Buchhaltungsunterlagen des Kunden integrieren. Die Software kann die Informationen in das Hauptbuch des Benutzers eingeben, die Art des Kaufs klassifizieren und den neuen Kontostand automatisch anpassen. Käufer können die Informationen auch korrigieren, wenn sie falsch sind. Die Software kann beispielsweise einen Kauf falsch klassifizieren oder eine elektronische Quittung herunterladen, die später geändert wird, und einen falschen Betrag aufzeichnen.
Online-Belege können Einkäufe dokumentieren und Auskunft darüber geben, wie und wann ein Kauf getätigt wurde. Sie bestätigen auch die Bestellung und können einen Mechanismus zum Korrigieren der Bestellung bereitstellen, wenn dies falsch ist, obwohl dies normalerweise in einem sehr engen Fenster erfolgen muss. Belege können auch automatisch zum Zeitpunkt einer Lieferung generiert werden. Versender können E-Mails an Absender und Empfänger senden, damit sie wissen, wann ein Paket eintrifft, und die elektronische Quittung kann bei Streitigkeiten über die Zustellung erforderlich sein.
Die Verwendung elektronischer Belege kann umweltfreundlicher sein und auch die Abrechnung erleichtern. Der Benutzer kann Kopien in einem Buchhaltungsprogramm aufbewahren, Journaleinträge mit bestimmten Belegen verknüpfen und Belege auf Anfrage in einem bequemen elektronischen Format bereitstellen. Wenn Quittungen Kaufbelege eines Verbrauchers enthalten, die eine Steuererklärung vorsehen, ist es wichtig sicherzustellen, dass diese in Zukunft verfügbar sind, und es kann eine gute Idee sein, Kopien in einem Ordner auf einer Festplatte zu speichern.