Co to jest paragon elektroniczny?

Paragon elektroniczny jest dowodem zakupu lub dostawy wysyłanym elektronicznie. Odbiorca może używać tego dokumentu jako paragonu w formie wymiany, zwrotów lub sporów z nadawcą. Paragony elektroniczne są również przydatne do takich działań, jak dochodzenie potrąceń podatkowych. Zazwyczaj można je wydrukować, jeśli potrzebny jest wydruk.

Elektroniczny paragon zawiera unikalny kod identyfikacyjny do odniesienia do zamówienia, wraz ze szczegółowym opisem. Zapamięta dane kontaktowe nadawcy i odbiorcy, metodę płatności oraz wszelkie inne istotne szczegóły. Dokument ten może również zawierać podpis elektroniczny i może zawierać informacje o tym, jak przeprowadzać zwroty i wymiany.

Wiele paragonów elektronicznych jest wysyłanych pocztą e-mail, ale można je również wysłać na telefon komórkowy za pośrednictwem systemu wiadomości tekstowych. Możliwe jest również pobranie kopii, jeśli paragon zaginie lub nigdy nie dotrze. Odbiorca może zalogować się na stronie sprzedawcy i sprawdzić zapisy dotyczące jej transakcji, aby znaleźć elektroniczny paragon, którego potrzebuje. W przypadku niektórych transakcji w Internecie pokwitowanie może zostać załadowane do przeglądarki po zakończeniu transakcji, a użytkownik będzie musiał go wydrukować lub zanotować kod potwierdzający do wykorzystania w przyszłości.

Niektóre oprogramowanie księgowe będzie współpracować z elektronicznymi rachunkami i zintegrować dane z rachunków z ewidencją księgową klienta. Oprogramowanie może wprowadzać informacje do księgi użytkownika, klasyfikować rodzaj zakupu i automatycznie dostosowywać nowy bilans bieżący. Nabywcy mogą również poprawić informacje, jeśli są niepoprawne; oprogramowanie może na przykład nieprawidłowo sklasyfikować zakup lub pobrać paragon elektroniczny, który zostanie później zmieniony i zarejestrować nieprawidłową kwotę.

Paragony online mogą dokumentować zakupy i dostarczać informacji o tym, jak i kiedy zakup został dokonany. Potwierdzają również zamówienie i mogą zapewnić mechanizm jego naprawy, jeśli jest błędny, chociaż zwykle musi to mieć miejsce w bardzo wąskim oknie. Potwierdzenia mogą również generować się automatycznie w momencie dostawy. Nadawcy mogą wysyłać wiadomości e-mail do nadawców i odbiorców, aby wiedzieli, kiedy nadejdzie paczka, a elektroniczny spór może być potrzebny w sporze dotyczącym dostawy.

Korzystanie z kwitów elektronicznych może być bardziej przyjazne dla środowiska, a także ułatwić księgowość. Użytkownik może przechowywać kopie w programie księgowym, łączyć zapisy księgowe z konkretnymi rachunkami i przekazywać rachunki na żądanie w wygodnym formacie elektronicznym. Jeśli dokument pokwitowań kupuje klient planujący deklarację podatkową, ważne jest, aby upewnić się, że będą one dostępne w przyszłości, i dobrym pomysłem może być zapisanie kopii w folderze na dysku twardym.