Hva er en elektronisk kvittering?
En elektronisk kvittering er et bevis på kjøp eller levering som sendes elektronisk. Mottakeren kan bruke dette dokumentet som en papirkvittering i utveksling, retur eller tvist med avsenderen. Elektroniske kvitteringer kan også brukes til aktiviteter som å kreve skattefradrag. Det er vanligvis mulig å skrive dem ut hvis det er behov for en papirkopi.
Den elektroniske kvitteringen inneholder en unik identifikasjonskode som refererer til bestillingen, sammen med en detaljert beskrivelse. Den vil merke avsender og mottakers kontaktinformasjon, betalingsmåte og andre relevante opplysninger. Dette dokumentet kan også ha en elektronisk signatur og kan inneholde informasjon om hvordan du kan foreta retur og utveksling.
Mange elektroniske kvitteringer blir sendt via e-post, men de kan også sendes til en mobiltelefon gjennom et tekstmeldingssystem. Det kan også være mulig å laste ned kopier hvis en kvittering går tapt eller aldri kommer. Mottakeren kan logge seg på selgers nettsted og sjekke postene på transaksjonene sine for å finne den elektroniske kvitteringen hun trenger. For noen transaksjoner på nettet kan kvitteringen laste inn i nettleseren når transaksjonen er fullført, og brukeren må skrive ut den eller notere bekreftelseskoden for fremtidig referanse.
Noe regnskapsprogramvare vil grensesnitt mot elektroniske kvitteringer og integrere kvitteringsdata i kundens regnskapsposter. Programvaren kan legge inn informasjonen i brukerens hovedbok, klassifisere kjøpstypen og justere den nye driftsbalansen automatisk. Innkjøpere kan også rette informasjonen hvis den er feil; programvaren kan klassifisere et kjøp feil, for eksempel eller laste ned en elektronisk kvittering som senere er endret og registrere et feil beløp.
Online kvitteringer kan dokumentere kjøp og gi informasjon om hvordan og når et kjøp ble gjort. De bekrefter også ordren og kan gi en mekanisme for å rette den hvis den er feil, selv om dette vanligvis må skje i et veldig smalt vindu. Kvitteringer kan også automatisk genereres ved levering. Avsendere kan sende e-post til avsendere og mottakere slik at de vet når en pakke ankommer, og det kan være nødvendig med den elektroniske kvitteringen i en tvist om leveransen.
Å bruke elektroniske kvitteringer kan være mer miljøvennlig, og det kan også gjøre regnskap enklere. Brukeren kan oppbevare kopier i et regnskapsprogram, koble journalposter til spesifikke kvitteringer og levere kvitteringer på forespørsel i et praktisk elektronisk format. Hvis kvitteringsdokument kjøper en forbruker som planlegger å deklarere på skatt, er det viktig å sørge for at de vil være tilgjengelige i fremtiden, og det kan være en god idé å lagre kopier i en mappe på en harddisk.