Wat is een elektronisch ontvangstbewijs?
Een elektronisch ontvangstbewijs is een aankoop- of leveringsbewijs dat elektronisch wordt verzonden. De ontvanger kan dit document als een papieren bon gebruiken bij ruilen, retourneren of geschillen met de afzender. Elektronische bonnen zijn ook bruikbaar voor activiteiten zoals het claimen van belastingaftrek. Het is meestal mogelijk om ze af te drukken als een hardcopy nodig is.
Het elektronische ontvangstbewijs bevat een unieke identificatiecode om naar de bestelling te verwijzen, samen met een gedetailleerde beschrijving. Het noteert de contactgegevens van de afzender en de ontvanger, de betalingswijze en alle andere relevante details. Dit document kan ook een elektronische handtekening bevatten en kan informatie bevatten over het uitvoeren van retouren en uitwisselingen.
Veel elektronische bonnen worden via e-mail verzonden, maar ze kunnen ook via een sms-bericht naar een mobiele telefoon worden verzonden. Het is ook mogelijk om kopieën te downloaden als een ontvangstbewijs verloren is of nooit aankomt. De ontvanger kan inloggen op de site van de verkoper en de gegevens van haar transacties controleren om de elektronische bon te vinden die ze nodig heeft. Voor sommige transacties op het web kan het ontvangstbewijs in de browser worden geladen wanneer de transactie is voltooid, en de gebruiker moet het afdrukken of de bevestigingscode noteren voor toekomstig gebruik.
Sommige boekhoudsoftware werkt samen met elektronische bonnen en integreert bonnegegevens in de boekhouding van de klant. De software kan de informatie in het grootboek van de gebruiker invoeren, het type aankoop classificeren en het nieuwe lopende saldo automatisch aanpassen. Kopers kunnen de informatie ook corrigeren als deze onjuist is; de software kan bijvoorbeeld een aankoop onjuist classificeren of een elektronisch ontvangstbewijs downloaden dat later wordt gewijzigd en een onjuist bedrag registreren.
Online bonnen kunnen aankopen documenteren en informatie geven over hoe en wanneer een aankoop werd gedaan. Ze bevestigen ook de bestelling en kunnen een mechanisme bieden om het te corrigeren als het verkeerd is, hoewel dit meestal binnen een zeer smal venster moet gebeuren. Ontvangsten kunnen ook automatisch worden gegenereerd op het moment van levering. Verladers kunnen e-mails verzenden naar afzenders en ontvangers, zodat ze weten wanneer een pakket arriveert en de elektronische bon mogelijk nodig is in een geschil over de levering.
Het gebruik van elektronische bonnen kan milieuvriendelijker zijn en kan ook de boekhouding vergemakkelijken. De gebruiker kan kopieën bewaren in een boekhoudprogramma, journaalboekingen koppelen aan specifieke ontvangsten en op verzoek ontvangsten verstrekken in een handig elektronisch formaat. Als kwitanties worden gekocht die een consument van plan is belastingaangifte te doen, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat deze in de toekomst toegankelijk zijn, en het kan een goed idee zijn om kopieën op te slaan in een map op een harde schijf.