Jaké jsou nejlepší tipy pro formátování dokumentů?
Formátování dokumentu může být někdy pro uživatele velmi transparentní a jindy může být velmi frustrující. Jedním ze způsobů, jak dosáhnout dobrých výsledků formátování s minimálním úsilím, je seznámit se s používaným programem. Dalším tipem je udržovat formátování co nejjednodušší a přemýšlet nad rámec základních funkcí dostupných nástrojů, aby je bylo možné využít k jejich plnému využití. Znalost cíle formátovaného dokumentu, ať už jde o tiskárnu, kapesní zařízení nebo webovou stránku, může pomoci vyhnout se mechanismům formátování dokumentu, které by se nemusely přeložit na konečné médium. Pochopení aspektů toho, jak bude dokument použit, může pomoci při definování objektů, jako jsou obrázky, takže vypadá profesionálně a má vynikající kvalitu, když jeden výstup dokumentu.
Znalost fungování softwaru pro editaci dokumentů je nezbytná pro použití i mírného formátování dokumentu. To, co by se mohlo zdát jako jednoduchá sada nástrojů, může být stále složitější, protože jejich interakce s textem a navzájem začnou vytvářet nepředvídatelné výsledky. Zalomení textu, zalomení řádků, vrstvy a vložené objekty, jako jsou buňky tabulky, lze všechny zahodit pomocí konkrétních stylů nebo prvků. Formátování se může zdát dokonce perfektní, dokud nebude exportováno nebo odesláno do tiskárny. Znalost toho, jak a proč program funguje tak, jak funguje, může eliminovat velkou část této frustrace.
Je důležité navrhnout formátování dokumentu s ohledem na konečný výsledek. Používání barevných klipartů v dokumentech, které budou vytištěny černobíle, není účelné. Některé složité formátování, zejména propojené objekty mezi kancelářskými balíčky, se nemusí dobře převést do souboru HTML (HyperText Markup Language). Všechny elektronické knihy, zprávy nebo propagační brožury mají specifické požadavky na formátování, které mohou změnit množství obsahu a povahu designu. Použití šablon nebo vykreslení rozvržení dokumentu před zahájením může ušetřit čas a předcházet problémům.
Nejúčinnější je nejčastěji jednoduché formátování dokumentů. Složitá rozvržení, která zahrnují rámečky nebo tabulky vnořené do jiných tabulek, nemusí být vykreslena správně přes jiné zařízení nebo program. Stejně tak nikdy není vhodné použít jednotlivé formátovací prostory. Nástroje pro formátování v editoru by měly být použity, protože byly určeny pro formátování, bez zkratek, aby byla zajištěna nejvyšší šance na bezchybný výstup.
Vývoj formátování dokumentu a obsahu musí jít ruku v ruce, i když by se měly před přesunem do editoru jednotlivě vykreslit. Vytvoření formátování za chodu může způsobit, že uživatel ztratí z dohledu větší design. Pokus o vytvoření obsahu pro formát při přechodu z jednoho prvku na druhý může vést k chybám nebo zlomům ve formátování. S pevným plánem formátování dokumentu a obsahem na místě v předstihu lze konečný výsledek dokončit v rámci minimálních problémů.