Quais são as melhores dicas para formatação de documentos?

Às vezes, a formatação do documento pode ser muito transparente para o usuário e, outras vezes, pode ser muito frustrante. Uma maneira de obter bons resultados de formatação com o mínimo esforço é familiarizar-se com o programa que está sendo usado. Outra dica é manter a formatação o mais simples possível e pensar além da funcionalidade básica das ferramentas disponíveis, para que possam ser utilizadas em todo o seu potencial. O conhecimento do destino do documento formatado, seja uma impressora, dispositivo portátil ou página da Web, pode ajudar a evitar mecanismos de formatação de documentos que podem não ser traduzidos para a mídia final. A compreensão de aspectos de como o documento será usado pode ajudar na definição de objetos, como imagens, para que pareça profissional e tenha excelente qualidade quando alguém imprimir o documento.

O conhecimento de como o software de edição de documentos funciona é vital para o uso de formatação moderada de documentos. O que pode parecer um simples conjunto de ferramentas pode se tornar cada vez mais complexo à medida que suas interações com o texto e entre si começam a produzir resultados imprevisíveis. Quebra de texto, quebras de linha, camadas e objetos inseridos, como células da planilha, podem ser descartados por estilos ou elementos específicos. A formatação pode até parecer perfeita até ser exportada ou enviada para uma impressora. Saber como e por que um programa funciona dessa maneira pode eliminar grande parte dessa frustração.

É importante projetar a formatação do documento com o resultado final em mente. Há pouca finalidade em usar clip-art colorido em documentos que serão impressos em preto e branco. Algumas formatações complexas, especialmente objetos vinculados entre suítes de escritório, podem não se traduzir bem em um arquivo HTML (HyperText Markup Language). Todos os livros eletrônicos, relatórios ou panfletos promocionais têm requisitos específicos para sua formatação, que podem alterar a quantidade de conteúdo e a natureza do design. Usar modelos ou plotar o layout de um documento antes de iniciar pode economizar tempo e evitar problemas.

Na maioria das vezes, a formatação simples de documentos é a mais eficaz. Layouts complexos que envolvem quadros ou tabelas aninhados dentro de outras tabelas podem não ser renderizados corretamente por outro dispositivo ou programa. Da mesma forma, nunca é uma boa ideia usar espaços individuais para formatação. As ferramentas de formatação no editor devem ser usadas como pretendidas para formatação, sem atalhos, para garantir a maior chance de saída sem falhas.

A formatação e o conteúdo do documento em desenvolvimento precisam andar de mãos dadas, embora devam ser plotados individualmente antes de passar para o editor. Criar formatação rapidamente pode fazer com que o usuário perca de vista o design maior. Tentar criar conteúdo para o formato ao saltar de um elemento para outro pode levar a erros ou quebras na formatação. Com um plano sólido para formatação e conteúdo de documentos, com antecedência, o resultado final pode ser concluído com o mínimo de problemas.