Wat zijn de beste tips voor documentopmaak?
Documentopmaak kan soms zeer transparant zijn voor een gebruiker en soms kan het erg frustrerend zijn. Een manier om met minimale inspanning goede opmaakresultaten te bereiken, is zeer vertrouwd te zijn met het programma dat wordt gebruikt. Een andere tip is om de opmaak zo eenvoudig mogelijk te houden en verder te denken dan de basisfunctionaliteit van de beschikbare tools, zodat ze optimaal kunnen worden gebruikt. Als u het doel van het geformatteerde document kent, of het nu een printer, een handheld-apparaat of een webpagina is, kan dit helpen bij het vermijden van documentopmaakmechanismen die mogelijk niet worden vertaald naar het eindmedium. Inzicht in aspecten van hoe het document zal worden gebruikt kan helpen bij het definiëren van objecten, zoals afbeeldingen, zodat het er professioneel uitziet en een uitstekende kwaliteit heeft wanneer men het document uitvoert.
Kennis van hoe de software voor documentbewerking werkt, is van vitaal belang voor het gebruik van zelfs matige documentopmaak. Wat een eenvoudige set van tools lijkt, kan steeds complexer worden naarmate hun interacties met de tekst en elkaar onvoorspelbare resultaten beginnen te produceren. Tekstterugloop, regeleinden, lagen en ingevoegde objecten zoals spreadsheetcellen kunnen allemaal worden weggegooid door bepaalde stijlen of elementen. De opmaak lijkt misschien zelfs perfect totdat deze is geëxporteerd of naar een printer is verzonden. Weten hoe en waarom een programma werkt zoals het doet, kan veel van deze frustraties wegnemen.
Het is belangrijk om documentopmaak te ontwerpen met het eindresultaat in gedachten. Het gebruik van kleurenafbeeldingen in documenten die in zwart-wit worden afgedrukt, heeft weinig zin. Sommige complexe opmaak, vooral gekoppelde objecten tussen kantoorpakketten, vertalen zich mogelijk niet goed in een HTML-bestand (HyperText Markup Language). Elektronische boeken, rapporten of promotionele pamfletten hebben allemaal specifieke vereisten voor hun opmaak die de hoeveelheid inhoud en aard van het ontwerp kunnen veranderen. Het gebruik van sjablonen of het uitzetten van de lay-out van een document voordat u begint, kan tijd besparen en problemen voorkomen.
Meestal is eenvoudige documentopmaak het meest effectief. Complexe lay-outs met frames of tabellen die in andere tabellen zijn genest, worden mogelijk niet correct weergegeven via een ander apparaat of programma. Evenzo is het nooit een goed idee om afzonderlijke spaties te gebruiken voor opmaak. De opmaakhulpmiddelen in de editor moeten worden gebruikt zoals ze waren bedoeld voor het formatteren, zonder snelkoppelingen, om de hoogste kans op foutloze uitvoer te garanderen.
Het ontwikkelen van documentopmaak en inhoud moet hand in hand gaan, hoewel ze afzonderlijk moeten worden uitgezet voordat u naar de editor gaat. Als u direct opmaak maakt, kan een gebruiker het grotere ontwerp uit het oog verliezen. Als u probeert inhoud voor de indeling te maken terwijl u van het ene naar het andere element springt, kan dit leiden tot fouten of onderbrekingen in de opmaak. Met een solide plan voor documentopmaak en inhoud van tevoren, kan het eindresultaat met minimale problemen worden voltooid.