Quels sont les meilleurs conseils pour la mise en forme de documents?
Le formatage d'un document peut parfois être très transparent pour un utilisateur et parfois très frustrant. Une façon d'obtenir de bons résultats de mise en forme avec un minimum d'effort est de bien connaître le programme utilisé. Une autre astuce consiste à garder le formatage aussi simple que possible et à aller au-delà des fonctionnalités de base des outils disponibles pour qu'ils puissent être utilisés à leur plein potentiel. Connaître la cible du document formaté, qu'il s'agisse d'une imprimante, d'un périphérique de poche ou d'une page Web, peut aider à éviter les mécanismes de formatage de document qui pourraient ne pas être traduits sur le support final. Comprendre certains aspects de la manière dont le document sera utilisé peut aider à définir des objets, tels que des images, de manière à lui donner un aspect professionnel et une excellente qualité lors de la sortie du document.
La connaissance du fonctionnement du logiciel d'édition de documents est essentielle pour utiliser un formatage de document même modéré. Ce qui peut sembler être un simple ensemble d'outils peut devenir de plus en plus complexe au fur et à mesure que leurs interactions avec le texte commencent à produire des résultats imprévisibles. Le retour à la ligne, les sauts de ligne, les calques et les objets insérés tels que les cellules de feuille de calcul peuvent tous être rejetés par des styles ou des éléments particuliers. Le formatage peut même sembler parfait jusqu'à ce qu'il soit exporté ou envoyé à une imprimante. Savoir comment et pourquoi un programme fonctionne de cette manière peut éliminer en grande partie cette frustration.
Il est important de concevoir le formatage des documents en gardant à l’esprit le résultat final. Il est inutile d'utiliser des images de couleur dans les documents imprimés en noir et blanc. Certaines mises en forme complexes, notamment les objets liés entre les suites bureautiques, risquent de ne pas bien se traduire en un fichier HTML (HyperText Markup Language). Les livres électroniques, les rapports ou les brochures promotionnelles ont tous des exigences spécifiques en matière de formatage qui peuvent modifier la quantité de contenu et la nature de la conception. L'utilisation de modèles ou le traçage de la mise en page d'un document avant de commencer permet de gagner du temps et d'éviter des problèmes.
Le plus souvent, le formatage simple des documents est le plus efficace. Les mises en page complexes impliquant des cadres ou des tableaux imbriqués dans d'autres tableaux risquent de ne pas être restituées correctement via un autre périphérique ou programme. De même, utiliser des espaces individuels pour la mise en forme n'est jamais une bonne idée. Les outils de formatage de l’éditeur doivent être utilisés tels qu’ils ont été conçus, sans raccourcis, pour garantir une sortie optimale.
Le développement de la mise en forme et du contenu des documents doit aller de pair, même s’ils doivent être tracés individuellement avant de passer à l’éditeur. La création d'un formatage à la volée peut amener un utilisateur à perdre de vue le dessin plus grand. Tenter de créer du contenu pour le format tout en passant d'un élément à un autre peut entraîner des erreurs ou des ruptures dans la mise en forme. Avec un plan solide pour la mise en forme et le contenu des documents mis en place à l'avance, le résultat final peut être complété avec un minimum de problèmes.