Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące formatowania dokumentów?
Formatowanie dokumentów może czasami być bardzo przejrzyste dla użytkownika, a innym razem może być bardzo frustrujące. Jednym ze sposobów osiągnięcia dobrych wyników formatowania przy minimalnym wysiłku jest znajomość używanego programu. Kolejną wskazówką jest, aby formatowanie było jak najprostsze i wykraczać poza podstawową funkcjonalność dostępnych narzędzi, aby można je było wykorzystać w pełni. Znajomość celu sformatowanego dokumentu, czy to drukarki, urządzenia przenośnego czy strony internetowej, może pomóc w uniknięciu mechanizmów formatowania dokumentów, które mogą nie zostać przetłumaczone na nośnik końcowy. Zrozumienie aspektów używania dokumentu może pomóc w definiowaniu obiektów, takich jak obrazy, dzięki czemu wygląda profesjonalnie i ma doskonałą jakość, gdy dokument jest wysyłany.
Znajomość zasad działania oprogramowania do edycji dokumentów jest niezbędna do korzystania nawet z umiarkowanego formatowania dokumentów. To, co może wydawać się prostym zestawem narzędzi, może stać się coraz bardziej złożone, ponieważ ich interakcje z tekstem i między sobą zaczynają dawać nieprzewidywalne wyniki. Zawijanie tekstu, łamanie linii, warstwy i wstawiane obiekty, takie jak komórki arkusza kalkulacyjnego, mogą być odrzucane przez określone style lub elementy. Formatowanie może nawet wydawać się idealne, dopóki nie zostanie wyeksportowane lub wysłane do drukarki. Wiedza o tym, jak i dlaczego program działa w ten sposób, może wyeliminować wiele z tej frustracji.
Ważne jest zaprojektowanie formatowania dokumentu z myślą o wyniku końcowym. Nie ma sensu stosowanie kolorowej grafiki w dokumentach, które będą drukowane w czerni i bieli. Niektóre złożone formatowanie, zwłaszcza połączone obiekty między pakietami biurowymi, może nie zostać dobrze przetłumaczone na plik HTML (HyperText Markup Language). Książki elektroniczne, raporty lub broszury promocyjne mają określone wymagania dotyczące formatowania, które mogą zmieniać ilość treści i charakter projektu. Korzystanie z szablonów lub kreślenie układu dokumentu przed rozpoczęciem może zaoszczędzić czas i zapobiec problemom.
Najczęściej najskuteczniejsze jest proste formatowanie dokumentów. Złożone układy zawierające ramki lub tabele zagnieżdżone w innych tabelach mogą nie być poprawnie renderowane przez inne urządzenie lub program. Podobnie, nigdy nie jest dobrym pomysłem używanie pojedynczych przestrzeni do formatowania. Narzędzia formatujące w edytorze powinny być używane, ponieważ były przeznaczone do formatowania, bez skrótów, aby zapewnić najwyższą szansę na bezbłędne wyjście.
Opracowywanie formatowania dokumentów i treści musi iść w parze, choć należy je indywidualnie opracować przed przejściem do edytora. Tworzenie formatowania w locie może spowodować, że użytkownik straci z oczu większy projekt. Próba utworzenia treści dla formatu podczas przeskakiwania z jednego elementu do drugiego może prowadzić do błędów lub przerw w formatowaniu. Dzięki solidnemu planowi formatowania dokumentów i zawartości z wyprzedzeniem, końcowy wynik można osiągnąć przy minimalnych problemach.