Jaké jsou nejlepší tipy pro archivaci e -mailů?
E-mail nebo e-mail, zkratka pro elektronickou poštu , je název textových zpráv odeslaných přes internet a vyzvednut je uživatel online nebo stažen prostřednictvím poštovního klienta pomocí technologie Push nebo Pull, v závislosti na zařízení a programu přijímání zpráv. Archivace označuje plán úložiště, při kterém jsou položky uspořádány logickým a přístupným způsobem. Může také odkazovat na vytvoření záložní kopie materiálu. Archivace e -mailu odkazuje na systém metodického podávání pro e -mail, který jej odstraní ze serveru a bezpečně jej zálohuje.
Nejprve s ohledem na archivaci e -mailů je zvážit vaše možnosti. Rozhodněte se, zda je dostačující k archivování e -mailů v cloudu, nebo zda je potřebujete archivované na vašem počítači nebo v tištěné kopii. Možná je třeba vytisknout určitý materiál, zatímco jiný materiál může zůstat v elektronické podobě. Pokud mají být e -maily archivovány na vašem stroji, rozhodněte se, zda provedete zálohu na externím pevném disku a takéJejí cokoli musí být uloženo do jiného formuláře než ve formátu souboru vašeho poštovního klienta, například uloženo ve formátu souboru PDF.
Obecně druhým krokem při vytváření systému archivace e -mailů je vytvoření hierarchie složek úložiště v rámci vašeho e -mailového klienta. Přitom můžete oddělit osobní e -mail z obchodního e -mailu a ujistit se, že složky, ke kterým budete muset častěji přistupovat, jsou snadno dosažitelné. Mějte na paměti, že složky mohou být reorganizovány a přejmenovány na přejmenování, takže jakmile je dokončen projekt, který byl nejvyšší prioritou, možná budete chtít mít způsob, jak jej archivovat do systému složek, jako je například uvedení do složky s názvem „dokončené projekty“ s rokem. Zvažte, zda vám vytvoření filtrů pro třídění příchozí pošty přímo do složek slouží dobře: Někteří lidé přísahají touto funkcí; ostatní to nikdy nepoužívají.
Jedním z nejlepších tipů pro archivaci e -mailů je odstranění nežádoucího e -mailu okamžitéTely po přijetí nebo po jeho vidět ve vaší doručené poště. To vám může ušetřit čas, protože jej už nikdy nebudete muset znovu zkontrolovat a pomoci zabránit zbytečnému materiálu v dosažení archivu, kde by měl být uložen pouze materiál hodnoty. Alternativně, pokud vám to lépe vyhovuje, můžete před archivací provádět hromadné vymazání. Možná budete moci nastavit poštovního klienta, kdy by měla být pošta odstraněna ze serveru, ale pravidelně je dobrý nápad navštívit váš web ISP, podívat se, co je vlastně na serveru, a podle potřeby vyčistit. Pokud máte dostatek prázdného serverového prostoru, můžete si vybrat, zda tam ponecháte důležité e -maily jako další archiv.
V obchodních situacích, dodržování předpisů, bezpečnosti a efektivity jsou klíčovými prvky rozhodování o archivaci e -mailů. Archivaci podnikových e-mailů lze spravovat pomocí softwarových aplikací vytvořených pro tento účel a pomocí funkcí vytvořených pro řešení problémů specifických pro podnikání. Patří mezi ně schopnost správy trasy virtuálního papíru a smazat Messages, které již nejsou potřeba.