Jaké jsou nejlepší tipy pro archivaci e-mailů?
E-mail nebo e-mail, zkratka pro elektronickou poštu , je název pro textové zprávy odeslané přes internet a vyzvednuté uživatelem online nebo stažené prostřednictvím poštovního klienta pomocí technologie push nebo pull, v závislosti na zařízení a programu, který zprávy přijímá. Archivace označuje plán úložiště, ve kterém jsou položky uspořádány logickým a přístupným způsobem. Může také odkazovat na vytvoření záložní kopie materiálu. Archivace e-mailů představuje metodický systém archivace e-mailů, který jej odebere ze serveru a bezpečně jej zálohuje.
Nejlepší věc, kterou musíte udělat nejdříve s ohledem na archivaci e-mailů, je zvážit vaše možnosti. Rozhodněte se, zda stačí archivovat vaše e-maily v cloudu, nebo zda je potřebujete archivovat v počítači nebo v tištěné podobě. Možná je třeba některý materiál vytisknout, zatímco jiný materiál může zůstat v elektronické podobě. Pokud mají být e-maily archivovány na vašem počítači, rozhodněte se, zda provedete zálohu na externím pevném disku a také, zda je třeba něco uložit v jiné formě, než je formát souboru poštovního klienta, například uložit do PDF formát souboru.
Obecně druhým krokem při vytváření systému pro archivaci e-mailů je vytvoření hierarchie složek úložiště v e-mailovém klientovi. Můžete tak oddělit osobní e-mail od firemního e-mailu a zajistit, aby složky, ke kterým budete potřebovat častěji přístup, byly snadno dostupné. Mějte na paměti, že složky lze reorganizovat a přejmenovat, takže jakmile je dokončen projekt, který měl nejvyšší prioritu, možná budete chtít mít způsob, jak jej archivovat v systému složek, jako je umístění do složky nazvané „Dokončené projekty“ pomocí rok. Zvažte, zda vám vytvoření filtrů pro třídění příchozích zpráv přímo do složek pomůže: někteří lidé přísahají touto funkcí; jiní to nikdy nepoužívají.
Jedním z nejlepších tipů pro archivaci e-mailů je odstranění nepotřebného e-mailu okamžitě po přijetí nebo po jeho zobrazení ve vaší doručené poště. To vám může ušetřit čas, protože jej už nikdy nebudete muset znovu zkontrolovat, a zabránit tomu, aby zbytečný materiál dosáhl archivu, kde by se měl ukládat pouze hodnotný materiál. Pokud vám to lépe vyhovuje, můžete před archivací provést hromadné odstranění. Možná budete moci nastavit svého poštovního klienta na to, kdy má být pošta ze serveru odstraněna. Pravidelně je však vhodné navštívit webovou stránku poskytovatele služeb Internetu, zjistit, co je na serveru skutečně, a podle potřeby je vyprázdnit. Pokud máte dostatek místa na serveru, můžete si nechat důležité e-maily jako další archiv.
V obchodních situacích je dodržování rozhodnutí, zabezpečení a účinnosti klíčovými prvky při rozhodování o archivaci e-mailů. Archivaci podnikových e-mailů lze spravovat softwarovými aplikacemi vytvořenými pro tento účel as funkcemi vytvořenými pro řešení problémů specifických pro podnikání. Patří sem schopnost spravovat virtuální stopu papíru a mazat zprávy, které již nejsou potřeba.