Quels sont les meilleurs conseils pour l'archivage de courrier électronique?
Email ou e-mail, abréviation de courrier électronique , est le nom des messages texte envoyés sur Internet et recueillis par l'utilisateur en ligne ou téléchargés via un client de messagerie à l'aide de la technologie push ou pull, en fonction du périphérique et du programme recevant les messages. L'archivage fait référence à un plan de stockage dans lequel les éléments sont disposés de manière logique et accessible. Il peut également s'agir de faire une copie de sauvegarde du matériel. L'archivage du courrier électronique fait référence à un système de classement méthodique pour le courrier électronique qui le supprime du serveur et le sauvegarde en toute sécurité.
La meilleure chose à faire d’abord en ce qui concerne l’archivage des courriers électroniques est d’envisager vos options. Décidez s'il est suffisant d'archiver vos courriels dans le cloud ou si vous avez besoin de les archiver sur votre machine ou sur papier. Peut-être que certains documents doivent être imprimés, alors que d'autres peuvent rester sous forme électronique. Si les e-mails doivent être archivés sur votre ordinateur, indiquez si vous souhaitez effectuer une sauvegarde sur un disque dur externe et si des éléments doivent être enregistrés dans un formulaire autre que le format de fichier de votre client de messagerie, par exemple, au format PDF. format de fichier.
Généralement, la deuxième étape de la création d'un système d'archivage de messagerie consiste à créer une hiérarchie de dossiers de stockage dans votre client de messagerie. Ce faisant, vous pouvez séparer le courrier électronique personnel du courrier électronique professionnel et vous assurer que les dossiers auxquels vous aurez besoin d'accéder plus fréquemment sont faciles à atteindre. N'oubliez pas que les dossiers peuvent être réorganisés et renommés. Ainsi, une fois qu'un projet prioritaire est terminé, vous pouvez vouloir un moyen de l'archiver dans le système de dossiers, par exemple en le plaçant dans un dossier appelé «Projets terminés» avec l'année. Déterminez si la création de filtres pour trier le courrier entrant directement dans des dossiers vous sera utile: certaines personnes ne jurent que par cette fonctionnalité; d'autres ne l'utilisent jamais.
L’un des meilleurs conseils pour l’archivage des e-mails consiste à supprimer les e-mails indésirables dès leur réception ou lors de leur affichage dans votre boîte de réception. Cela peut vous faire gagner du temps, car vous n’aurez plus jamais à le relire et à éviter que des documents inutiles n’atteignent les archives, où seuls les documents de valeur doivent être stockés. Alternativement, si cela vous convient mieux, vous pouvez effectuer une suppression en masse avant l’archivage. Vous pourrez peut-être configurer votre client de messagerie pour le moment où le courrier doit être supprimé du serveur, mais il est parfois judicieux de visiter le site Web de votre fournisseur de services Internet, de voir ce qu'il y a réellement sur le serveur et de le vider au besoin. Si vous disposez de suffisamment d’espace serveur vide, vous pouvez choisir de laisser les courriels importants dans une archive supplémentaire.
Dans les entreprises, le respect de la réglementation, la sécurité et l’efficacité sont des éléments clés de la décision d’archivage des courriers électroniques. L'archivage des courriers électroniques d'entreprise peut être géré par des applications logicielles conçues à cet effet et dotées de fonctionnalités conçues pour résoudre les problèmes propres à une entreprise. Celles-ci incluent la possibilité de gérer la trace papier virtuelle et de supprimer les messages inutiles.