Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące archiwizacji e -mail?
E-mail lub e-mail, skrót od poczty elektronicznej , to nazwa wiadomości tekstowych wysyłanych przez Internet i pobierany przez użytkownika online lub pobrany przez klienta pocztowego za pomocą technologii push lub pull, w zależności od urządzenia i programu otrzymującego wiadomości. Archiwizacja odnosi się do planu przechowywania, w którym elementy są ułożone w sposób logiczny i dostępny. Może również odnosić się do tworzenia kopii zapasowej materiału. Archiwizacja poczty e -mail odnosi się do metodycznego systemu zgłoszenia e -maila, który usuwa go z serwera i bezpiecznie popiera.
Najlepszą rzeczą w odniesieniu do archiwizacji e -maili jest rozważenie opcji. Zdecyduj, czy wystarczy zarchiwizować e -maile w chmurze, czy też potrzebujesz ich zarchiwizowanego na komputerze, czy w kopii papieru. Być może niektóre materiały muszą do wydrukowania, podczas gdy inne materiały mogą pozostać w formie elektronicznej. Jeśli e -maile mają zostać zarchiwizowane na twoim komputerze, zdecyduj, czy wykonasz kopię zapasową na zewnętrznym dysku twardym, a także zaostrzyćJej wszystko musi być zapisane w formie innej niż format pliku klienta pocztowego, na przykład zapisane w formacie pliku PDF.
Zasadniczo drugim krokiem w tworzeniu systemu archiwizacji wiadomości e -mail jest utworzenie hierarchii folderów pamięci w swoim kliencie e -mail. W ten sposób możesz oddzielić osobisty e -mail od wiadomości e -mail biznesowych i upewnić się, że foldery, które musisz uzyskać częściej, są łatwe do osiągnięcia. Należy pamiętać, że foldery można zreorganizować i przemianować, więc po zakończeniu projektu, który był najwyższym priorytetem, możesz mieć sposób na zarchiwiowanie w systemie folderów, na przykład umieszczenie go w folderze zatytułowanym „Ukończone projekty” z rokiem. Zastanów się, czy tworzenie filtrów w celu sortowania nadchodzącej poczty bezpośrednio do folderów będzie dobrze służyć: niektórzy ludzie przysięgają według tej funkcji; inni nigdy go nie używają.
Jedną z najlepszych wskazówek dotyczących archiwizacji e -maili jest usunięcie niechcianej wiadomości e -mailTely po otrzymaniu lub po zobaczeniu w swojej skrzynce odbiorczej. Może to zaoszczędzić czas, ponieważ nigdy więcej nie będziesz musiał go sprawdzać i pomożesz zapobiec osiągnięciu niepotrzebnego materiału do archiwum, w którym należy przechowywać tylko materiał wartości. Alternatywnie, jeśli lepiej Ci to odpowiada, możesz wykonać masowe usunięcie przed archiwizowaniem. Możesz być w stanie ustawić swojego klienta pocztowego, kiedy poczta powinna zostać usunięta z serwera, ale okresowo dobrym pomysłem jest odwiedzenie witryny ISP, zobaczyć, co jest na serwerze i wyczyścić w razie potrzeby. Jeśli masz wystarczającą ilość pustej przestrzeni serwerowej, możesz zostawić tam ważne e -maile jako dodatkowe archiwum.
W sytuacjach biznesowych przestrzeganie przepisów, bezpieczeństwa i wydajności są kluczowymi elementami podejmowania decyzji o archiwizacji e -mail. Archiwizacja e-mail dla przedsiębiorstw może być zarządzana przez aplikacje wykonane w tym celu oraz z funkcjami wykonanymi w celu rozwiązania problemów biznesowych. Obejmują one możliwość zarządzania wirtualnym szlakiem papieru i usuwania MessaGE, które nie są już potrzebne.