Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące archiwizacji wiadomości e-mail?
E-mail lub e-mail, skrót od poczty elektronicznej , to nazwa wiadomości tekstowych wysyłanych przez Internet i odbieranych przez użytkownika online lub pobieranych za pośrednictwem klienta poczty przy użyciu technologii push lub pull, w zależności od urządzenia i programu odbierającego wiadomości. Archiwizacja odnosi się do planu przechowywania, w którym elementy są układane w logiczny i przystępny sposób. Może również odnosić się do tworzenia kopii zapasowej materiału. Archiwizacja wiadomości e-mail odnosi się do metodycznego systemu archiwizacji wiadomości e-mail, który usuwa je z serwera i tworzy kopie zapasowe w bezpieczny sposób.
Najlepszą rzeczą do zrobienia w zakresie archiwizacji wiadomości e-mail jest rozważenie dostępnych opcji. Zdecyduj, czy wystarczy archiwizować wiadomości e-mail w chmurze, czy chcesz je zarchiwizować na komputerze lub w wersji papierowej. Być może niektóre materiały muszą zostać wydrukowane, podczas gdy inne mogą pozostać w formie elektronicznej. Jeśli wiadomości e-mail mają być archiwizowane na komputerze, zdecyduj, czy chcesz wykonać kopię zapasową na zewnętrznym dysku twardym, a także czy coś musi zostać zapisane w innej formie niż format pliku klienta pocztowego, na przykład zapisane w formacie PDF format pliku.
Zasadniczo drugim krokiem do stworzenia systemu archiwizacji wiadomości e-mail jest utworzenie hierarchii folderów pamięci w kliencie poczty e-mail. W ten sposób możesz oddzielić osobistą wiadomość e-mail od służbowej i upewnić się, że foldery, do których będziesz musiał uzyskać dostęp częściej, są łatwo dostępne. Pamiętaj, że foldery można reorganizować i zmieniać ich nazwy, więc po zakończeniu projektu o najwyższym priorytecie możesz chcieć zarchiwizować go w systemie folderów, na przykład umieścić go w folderze o nazwie „Zrealizowane projekty” rok. Zastanów się, czy tworzenie filtrów do sortowania poczty przychodzącej bezpośrednio w folderach dobrze ci pomoże: niektóre osoby przysięgają na tę funkcję; inni nigdy go nie używają.
Jedną z najlepszych wskazówek dotyczących archiwizacji wiadomości e-mail jest usunięcie niechcianej wiadomości e-mail natychmiast po otrzymaniu lub po zobaczeniu w skrzynce odbiorczej. Pozwala to zaoszczędzić czas, ponieważ nigdy nie będziesz musiał ponownie go przeglądać i zapobiegać przedostawaniu się niepotrzebnego materiału do archiwum, w którym powinien być przechowywany tylko materiał wartościowy. Alternatywnie, jeśli bardziej Ci odpowiada, możesz wykonać masowe usuwanie przed archiwizacją. Być może możesz ustawić swojego klienta pocztowego, kiedy poczta powinna być usuwana z serwera, ale okresowo dobrym pomysłem jest odwiedzanie witryny internetowej dostawcy usług internetowych, sprawdzanie, co faktycznie znajduje się na serwerze, i usuwanie, w razie potrzeby. Jeśli masz wystarczająco dużo pustego miejsca na serwerze, możesz zostawić ważne e-maile jako dodatkowe archiwum.
W sytuacjach biznesowych przestrzeganie przepisów, bezpieczeństwo i wydajność są kluczowymi elementami przy podejmowaniu decyzji o archiwizacji wiadomości e-mail. Archiwizacją poczty e-mail w przedsiębiorstwie można zarządzać za pomocą aplikacji stworzonych do tego celu i funkcji opracowanych w celu rozwiązania problemów specyficznych dla firmy. Obejmują one możliwość zarządzania wirtualnym śladem papieru i usuwania niepotrzebnych wiadomości.