電子メールアーカイブに最適なヒントは何ですか？

電子メールまたは電子メールの電子メールまたは電子メールは、電子メールの略で、インターネットを介して送信され、ユーザーがオンラインでユーザーがピックアップするか、メッセージを受信するデバイスとプログラムに応じて、プッシュまたはプルテクノロジーを使用してメールクライアントを介してダウンロードされます。アーカイブとは、アイテムが論理的でアクセスしやすい方法で配置されるストレージプランを指します。また、素材のバックアップコピーの作成を指すこともできます。電子メールアーカイブとは、サーバーから削除して安全にバックアップする電子メールの系統的なファイリングシステムを指します。

メールアーカイブに関して最初に行う最善のことは、オプションを検討することです。メールをクラウドにアーカイブするだけで十分であるか、マシンまたはハードコピーでアーカイブする必要があるかどうかを決定します。おそらく、特定の素材を印刷する必要がありますが、他の素材は電子形のままであることがあります。メールがマシンにアーカイブされる場合は、外部ハードドライブでバックアップを作成するかどうかを決定します。彼女のあらゆるものを、メールクライアントのファイル形式以外の形式で保存する必要があります。たとえば、PDFファイル形式で保存します。

一般に、電子メールアーカイブシステムを作成する2番目のステップは、電子メールクライアント内にストレージフォルダーの階層を作成することです。これを行う際に、個人のメールをビジネスメールから分離し、より頻繁にアクセスする必要があるフォルダーが簡単にアクセスできることを確認することができます。フォルダーを再編成して変更できることに注意してください。そのため、最優先事項が完了したら、年に「完了したプロジェクト」と呼ばれるフォルダーに配置するなど、フォルダーシステム内でアーカイブする方法がある場合があります。入ってくるメールをフォルダーに直接並べ替えるフィルターを作成するかどうかを検討してください。この機能を誓う人もいます。他の人は決してそれを使用しません。

電子メールアーカイブに最適なヒントの1つは、不要な電子メールを削除することです受信トレイで領収書またはそれを見たときにテリー。これにより、時間を節約することができます。これは、再度レビューする必要がないため、価値のある資料のみが保存されるアーカイブに到達するのを防ぐのに役立ちます。あるいは、それがあなたに合った方が良い場合は、アーカイブの前に大量削除を行うことができます。メールをサーバーから削除する必要がある場合にメールクライアントを設定できる場合がありますが、定期的に、ISP Webサイトにアクセスして、実際にサーバー上にあるものを確認し、必要に応じてクリアすることをお勧めします。空のサーバースペースが十分にある場合は、追加のアーカイブとして重要な電子メールを残すことを選択できます。

規制、セキュリティ、および効率に準拠するビジネス状況では、電子メールのアーカイブ決定を行う重要な要素があります。エンタープライズメールアーカイブは、その目的のために作成されたソフトウェアアプリケーションと、ビジネス固有の問題に対処するための機能を使用して管理できます。これらには、仮想ペーパートレイルを管理してメッサを削除する機能が含まれますもう必要ないges