メールアーカイブのベストヒントは何ですか？

電子メールまたは電子メール（ 電子メールの略）は、インターネット経由で送信されるテキストメッセージの名前であり、ユーザーがオンラインでピックアップするか、メッセージを受信するデバイスとプログラムに応じて、プッシュまたはプルテクノロジーを使用してメールクライアントからダウンロードします。 アーカイブとは、論理的なアクセス可能な方法でアイテムを配置するストレージプランのことです。 また、資料のバックアップコピーを作成することもできます。 電子メールアーカイブとは、サーバーから電子メールを削除して安全にバックアップする電子メール用の系統的なファイリングシステムのことです。

メールのアーカイブに関して最初に行うべき最善のことは、オプションを検討することです。 メールをクラウドにアーカイブするだけで十分か、それともマシンやハードコピーにアーカイブする必要があるかを決定します。 特定の素材を印刷する必要があるかもしれませんが、他の素材は電子形式のままにすることができます。 電子メールをマシンにアーカイブする場合は、外部ハードドライブにバックアップを作成するかどうか、また、PDFに保存するなど、メールクライアントのファイル形式以外の形式で保存する必要があるかどうかを決定しますファイル形式。

通常、電子メールアーカイブシステムを作成する2番目の手順は、電子メールクライアント内にストレージフォルダーの階層を作成することです。 これを行う際に、個人用の電子メールをビジネス用の電子メールから分離し、より頻繁にアクセスする必要があるフォルダーに簡単にアクセスできるようにします。 フォルダーは再編成して名前を変更できるため、優先度の高いプロジェクトが完了すると、「完了したプロジェクト」というフォルダーに保存するなど、フォルダーシステム内にアーカイブする方法が必要になる場合があります。年。 受信メールを直接フォルダーに分類するフィルターを作成することで十分かどうかを検討してください。この機能を好む人もいます。 他の人は決して使用しません。

メールアーカイブの最善のヒントの1つは、受信後すぐに、または受信トレイに表示された不要なメールを削除することです。 これにより、もう一度レビューする必要がなくなるため、時間を節約できます。また、価値のある素材のみを保存する必要のあるアーカイブに不要な素材が届かないようにするのに役立ちます。 または、より適切な場合は、アーカイブする前に一括削除を実行できます。 メールクライアントをサーバーからメールを削除するタイミングに設定できる場合がありますが、定期的にISPのWebサイトにアクセスして、実際にサーバーにあるものを確認し、必要に応じてクリアすることをお勧めします。 サーバーの空きスペースが十分にある場合、重要なメールを追加のアーカイブとして残すことを選択できます。

ビジネスの状況では、規制、セキュリティ、効率を遵守することが、メールアーカイブの決定を行う重要な要素です。 エンタープライズメールのアーカイブは、その目的のために作成されたソフトウェアアプリケーションと、ビジネス固有の問題に対処するために作成された機能によって管理できます。 これには、仮想ペーパートレイルを管理し、不要になったメッセージを削除する機能が含まれます。