¿Cuáles son los mejores consejos para el archivo de correo electrónico?
Correo electrónico o correo electrónico, abreviatura de Electronic Mail , es el nombre de los mensajes de texto enviados a través de Internet y recogido por el usuario en línea o descargado a través de un cliente de correo utilizando tecnología Push o Pull, dependiendo del dispositivo y el programa que reciben los mensajes. El archivo se refiere a un plan de almacenamiento mediante el cual los artículos se organizan de manera lógica y accesible. También puede referirse a hacer una copia de copia de seguridad del material. El archivo de correo electrónico se refiere a un sistema de archivo metódico para el correo electrónico que lo elimina del servidor y lo respalda de manera segura.
Lo mejor que debe hacer primero con respecto al archivo de correo electrónico es considerar sus opciones. Decida si es suficiente que sus correos electrónicos se archiven en la nube, o si los necesita archivados en su máquina o en copia impresa. Quizás cierto material debe imprimirse, mientras que otro material puede permanecer en forma electrónica. Si los correos electrónicos deben archivarse en su máquina, decida si hará una copia de seguridad en un disco duro externo y también es decirSu cosa debe guardar en un formato que no sea el formato de archivo de su cliente de correo, por ejemplo, guardado en formato de archivo PDF.
Generalmente, el segundo paso en la creación de un sistema de archivo de correo electrónico es crear una jerarquía de carpetas de almacenamiento dentro de su cliente de correo electrónico. Al hacer esto, puede separar el correo electrónico personal del correo electrónico comercial y asegurarse de que las carpetas que deberá acceder con más frecuencia sean fáciles de alcanzar. Tenga en cuenta que las carpetas se pueden reorganizar y renombrar, por lo que una vez que se completa un proyecto que fue de alta prioridad, es posible que desee tener una forma de archivarlo dentro del sistema de carpetas, como ponerlo en una carpeta llamada "Proyectos completados" con el año. Considere si la creación de filtros para clasificar el correo entrante directamente en las carpetas le servirá bien: algunas personas juran por esta característica; otros nunca lo usan.
Uno de los mejores consejos para el archivo de correo electrónico es eliminar el correo electrónico no deseado inmediatamenteTely al recibirlo o al verlo en su bandeja de entrada. Esto puede ahorrarle tiempo porque nunca tendrá que revisarlo nuevamente y ayudar a evitar que el material innecesario llegue al archivo, donde solo se debe almacenar el material de valor. Alternativamente, si le queda mejor, puede hacer una eliminación masiva antes del archivo. Es posible que pueda configurar su cliente de correo para cuándo se debe eliminar el correo del servidor, pero periódicamente, es una buena idea visitar su sitio web de ISP, ver lo que realmente está en el servidor y borrar, según sea necesario. Si tiene suficiente espacio de servidor vacío, puede optar por dejar correos electrónicos importantes allí como un archivo adicional.
En situaciones comerciales, cumpliendo con las regulaciones, la seguridad y la eficiencia son elementos clave para tomar una decisión de archivo de correo electrónico. El archivo de correo electrónico empresarial se puede administrar mediante aplicaciones de software hechas para ese propósito y con las características hechas para abordar los problemas específicos del negocio. Estos incluyen la capacidad de administrar el rastro de papel virtual y eliminar MessaGES que ya no se necesitan más.