Was sind die besten Tipps für die E -Mail -Archivierung?
E-Mail oder E-Mail, kurz für Electronic Mail , ist der Name für Textnachrichten, die über das Internet gesendet und vom Benutzer online abgeholt oder über einen Mail-Client verwendet werden, indem sie Push oder Pull-Technologie je nach Gerät und Programm erhalten, in dem die Nachrichten empfangen werden. Das Archivieren bezieht sich auf einen Speicherplan, bei dem Artikel logisch und zugänglich angeordnet sind. Es kann auch darauf verweisen, eine Backup -Kopie von Material zu erstellen. E -Mail -Archiving bezieht sich auf ein methodisches Anmeldesystem für E -Mails, das es vom Server entfernt und sicher unterstützt. Entscheiden Sie, ob es ausreicht, dass Ihre E -Mails in der Cloud archivieren oder ob Sie sie auf Ihrem Computer oder in der Hardcopy archivieren müssen. Vielleicht muss bestimmtes Material ausgedruckt werden, während andere Materialien in elektronischer Form bleiben können. Wenn die E -Mails auf Ihrem Computer archiviert werden sollen, entscheiden Sie, ob Sie auf einer externen Festplatte eine Sicherung durchführen und auch WHETSie muss alles in einem anderen Format als dem Dateiformat Ihres Mail -Kunden gespeichert werden, beispielsweise im PDF -Dateiformat.
Im Allgemeinen besteht der zweite Schritt beim Erstellen eines E -Mail -Archivierungssystems darin, eine Hierarchie von Speicherordnern in Ihrem E -Mail -Client zu erstellen. Auf diese Weise können Sie persönliche E -Mails von Business -E -Mails trennen und sicherstellen, dass Ordner, die Sie häufiger zugreifen müssen, leicht zu erreichen sind. Denken Sie daran, dass Ordner neu organisiert und umbenannt werden können. Sobald ein Projekt, das oberste Priorität hat, abgeschlossen ist, möchten Sie möglicherweise eine Möglichkeit, es innerhalb des Ordnersystems zu archivieren, z. B. in einen Ordner namens „abgeschlossene Projekte“ mit dem Jahr. Überlegen Sie, ob das Erstellen von Filtern zum direkten E -Mail direkt in Ordner Sie gut sortiert werden: Einige Leute schwören auf diese Funktion; Andere benutzen es nie.
Eine der besten Tipps für die E -Mail -Archivierung ist das Löschen von unerwünschten E -MailNach Erhalt oder beim Sehen in Ihrem Posteingang. Dies kann Ihnen Zeit sparen, da Sie es nie wieder überprüfen und dazu beitragen müssen, dass unnötiges Material das Archiv erreicht, in dem nur Wertmaterial gespeichert werden sollte. Wenn es Ihnen besser passt, können Sie vor der Archivierung die Massenlöschung durchführen. Möglicherweise können Sie Ihren E -Mail -Client festlegen, wenn Mail vom Server gelöscht werden soll, aber regelmäßig ist es eine gute Idee, Ihre ISP -Website zu besuchen, zu sehen, was sich tatsächlich auf dem Server befindet, und nach Bedarf klären. Wenn Sie genügend leerer Serverraum haben, können Sie wichtige E -Mails als zusätzliches Archiv hinterlassen.
In Geschäftssituationen sind die Vorschriften, Sicherheit und Effizienz die wichtigsten Elemente bei der Entscheidung der E -Mail -Archivierung. Enterprise-E-Mail-Archivierung kann von Softwareanwendungen verwaltet werden, die zu diesem Zweck erstellt wurden, und mit Funktionen, die geschäftsspezifische Probleme behandeln. Dazu gehören die Möglichkeit, den virtuellen Papierweg zu verwalten und Messa zu löschenGES, die nicht mehr benötigt werden.