Was sind die besten Tipps für die E-Mail-Archivierung?
E-Mail oder E-Mail, kurz für E-Mail , ist der Name für Textnachrichten, die über das Internet gesendet und vom Benutzer online abgeholt oder über einen E-Mail-Client mit Push- oder Pull-Technologie heruntergeladen werden, je nach Gerät und Programm, das die Nachrichten empfängt. Die Archivierung bezieht sich auf einen Speicherplan, bei dem Elemente auf logische und zugängliche Weise angeordnet sind. Es kann sich auch auf das Erstellen einer Sicherungskopie des Materials beziehen. E-Mail-Archivierung bezieht sich auf ein methodisches Ablagesystem für E-Mails, das diese vom Server entfernt und sicher sichert.
Bei der E-Mail-Archivierung sollten Sie zunächst Ihre Optionen berücksichtigen. Entscheiden Sie, ob es ausreicht, Ihre E-Mails in der Cloud archivieren zu lassen, oder ob Sie sie auf Ihrem Computer oder auf Papier archivieren möchten. Möglicherweise muss bestimmtes Material ausgedruckt werden, während anderes Material in elektronischer Form verbleiben kann. Wenn die E-Mails auf Ihrem Computer archiviert werden sollen, entscheiden Sie, ob Sie eine Sicherungskopie auf einer externen Festplatte erstellen und ob etwas anderes als das Dateiformat Ihres E-Mail-Clients gespeichert werden muss, z. B. PDF Datei Format.
Im Allgemeinen besteht der zweite Schritt beim Erstellen eines E-Mail-Archivierungssystems darin, eine Hierarchie von Speicherordnern in Ihrem E-Mail-Client zu erstellen. Auf diese Weise können Sie persönliche E-Mails von geschäftlichen E-Mails trennen und sicherstellen, dass Ordner, auf die Sie häufiger zugreifen müssen, leicht erreichbar sind. Denken Sie daran, dass Ordner neu organisiert und umbenannt werden können. Wenn ein Projekt mit höchster Priorität abgeschlossen ist, möchten Sie es möglicherweise im Ordnersystem archivieren, z. B. in einem Ordner namens „Abgeschlossene Projekte“ mit das Jahr. Überlegen Sie, ob das Erstellen von Filtern zum direkten Sortieren eingehender E-Mails in Ordnern für Sie von Nutzen ist: Einige Benutzer schwören auf diese Funktion. andere benutzen es nie.
Einer der besten Tipps für die E-Mail-Archivierung besteht darin, unerwünschte E-Mails sofort nach Erhalt oder nach Eingang in Ihrem Posteingang zu löschen. Dies spart Zeit, da Sie es nie wieder überprüfen müssen, und verhindert, dass unnötiges Material in das Archiv gelangt, in dem nur wertvolles Material aufbewahrt werden sollte. Alternativ können Sie vor dem Archivieren Massenlöschvorgänge durchführen, wenn dies für Sie besser geeignet ist. Möglicherweise können Sie in Ihrem E-Mail-Client festlegen, wann E-Mails vom Server gelöscht werden sollen. In regelmäßigen Abständen empfiehlt es sich jedoch, die Website Ihres Internetdienstanbieters zu besuchen, zu überprüfen, was sich tatsächlich auf dem Server befindet, und nach Bedarf zu löschen. Wenn Sie genügend freien Speicherplatz auf dem Server haben, können Sie wichtige E-Mails als zusätzliches Archiv ablegen.
In geschäftlichen Situationen sind die Einhaltung von Vorschriften, die Sicherheit und die Effizienz wichtige Elemente für die Entscheidung über die E-Mail-Archivierung. Die E-Mail-Archivierung im Unternehmen kann von Softwareanwendungen verwaltet werden, die für diesen Zweck entwickelt wurden, und bietet Funktionen zur Behebung unternehmensspezifischer Probleme. Dazu gehört die Möglichkeit, den virtuellen Papierpfad zu verwalten und nicht mehr benötigte Nachrichten zu löschen.