Quais são as melhores dicas para arquivamento de email?
E-mail ou e-mail, abreviação de correio eletrônico , é o nome das mensagens de texto enviadas pela Internet e capturadas pelo usuário on-line ou baixadas por meio de um cliente de correio usando a tecnologia push ou pull, dependendo do dispositivo e do programa que está recebendo as mensagens. O arquivamento refere-se a um plano de armazenamento no qual os itens são organizados de maneira lógica e acessível. Também pode se referir a fazer uma cópia de backup do material. O arquivamento de email refere-se a um sistema de arquivamento metódico de email que o remove do servidor e faz o backup com segurança.
A melhor coisa a fazer primeiro em relação ao arquivamento de emails é considerar suas opções. Decida se é suficiente arquivar seus emails na nuvem ou se você precisa deles arquivados em sua máquina ou em cópia impressa. Talvez um determinado material precise ser impresso, enquanto outro pode permanecer em formato eletrônico. Se os e-mails forem arquivados em sua máquina, decida se você fará um backup em um disco rígido externo e também se algo precisa ser salvo em um formato diferente do formato de arquivo do seu cliente de e-mail, por exemplo, salvo em PDF formato de arquivo.
Geralmente, o segundo passo na criação de um sistema de arquivamento de email é criar uma hierarquia de pastas de armazenamento no seu cliente de email. Ao fazer isso, você pode separar o email pessoal do email comercial e garantir que as pastas que você precisa acessar com mais frequência sejam fáceis de acessar. Lembre-se de que as pastas podem ser reorganizadas e renomeadas. Assim que um projeto com a prioridade máxima for concluído, você poderá arquivá-lo no sistema de pastas, como colocá-lo em uma pasta chamada "Projetos Concluídos" com o ano. Considere se a criação de filtros para classificar as mensagens recebidas diretamente em pastas será útil: algumas pessoas juram por esse recurso; outros nunca o usam.
Uma das melhores dicas para arquivamento de emails é excluir emails indesejados imediatamente após o recebimento ou ao vê-los na sua caixa de entrada. Isso pode economizar seu tempo, pois você nunca precisará revisá-lo novamente e ajudar a impedir que materiais desnecessários cheguem ao arquivo, onde apenas materiais de valor devem ser armazenados. Como alternativa, se for melhor para você, você pode excluir em massa antes do arquivamento. Você pode definir seu cliente de email para quando o email deve ser excluído do servidor, mas periodicamente, é uma boa ideia visitar o site do ISP, ver o que realmente está no servidor e limpar, conforme necessário. Se você tiver espaço suficiente no servidor, poderá optar por deixar emails importantes como um arquivo adicional.
Em situações de negócios, o cumprimento de regulamentos, segurança e eficiência são elementos essenciais para a tomada de decisão de arquivamento de emails. O arquivamento de e-mail corporativo pode ser gerenciado por aplicativos de software criados para esse fim e com recursos criados para solucionar problemas específicos de negócios. Isso inclui a capacidade de gerenciar a trilha de papel virtual e excluir as mensagens que não são mais necessárias.