Wat zijn de beste tips voor e-mailarchivering?
E-mail of e-mail, kort voor elektronische post , is de naam voor tekstberichten die via internet worden verzonden en door de gebruiker online worden opgehaald of via een e-mailclient worden gedownload met behulp van push- of pull-technologie, afhankelijk van het apparaat en het programma dat de berichten ontvangt. Archiveren verwijst naar een opslagplan waarbij items op een logische en toegankelijke manier worden gerangschikt. Het kan ook verwijzen naar het maken van een back-up van materiaal. E-mailarchivering verwijst naar een methodisch archiveringssysteem voor e-mail dat het van de server verwijdert en er veilig een back-up van maakt.
Het beste wat u eerst kunt doen met betrekking tot e-mailarchivering, is om uw opties te overwegen. Bepaal of het voldoende is om uw e-mails in de cloud te archiveren, of dat u ze op uw machine of op papier wilt archiveren. Misschien moet bepaald materiaal worden afgedrukt, terwijl ander materiaal in elektronische vorm kan blijven. Als de e-mails op uw computer moeten worden gearchiveerd, beslist u of u een back-up op een externe harde schijf wilt maken en of er iets moet worden opgeslagen in een andere vorm dan het bestandsformaat van uw e-mailclient, bijvoorbeeld opgeslagen in PDF bestandsformaat.
Over het algemeen is de tweede stap bij het maken van een e-mailarchiveringssysteem een hiërarchie van opslagmappen in uw e-mailclient. Door dit te doen, kunt u persoonlijke e-mail van zakelijke e-mail scheiden en ervoor zorgen dat mappen die u vaker nodig hebt, gemakkelijk te bereiken zijn. Houd er rekening mee dat mappen kunnen worden gereorganiseerd en hernoemd, dus zodra een project dat de hoogste prioriteit had, is voltooid, wilt u misschien een manier hebben om het binnen het mappensysteem te archiveren, zoals het in een map met de naam "Voltooide projecten" te plaatsen met het jaar. Overweeg of het maken van filters om inkomende e-mail rechtstreeks in mappen te sorteren u goed van pas zal komen: sommige mensen zweren bij deze functie; anderen gebruiken het nooit.
Een van de beste tips voor e-mailarchivering is het verwijderen van ongewenste e-mail direct na ontvangst of wanneer u deze in uw inbox ziet. Dit kan u tijd besparen omdat u het nooit meer hoeft te herzien, en helpt voorkomen dat onnodig materiaal het archief bereikt, waar alleen waardevol materiaal moet worden opgeslagen. Als alternatief, als het u beter uitkomt, kunt u massa verwijderen voorafgaand aan archivering. Mogelijk kunt u uw e-mailclient instellen voor wanneer e-mail van de server moet worden verwijderd, maar regelmatig is het een goed idee om uw ISP-website te bezoeken, te zien wat er daadwerkelijk op de server staat en zo nodig te wissen. Als u voldoende lege serverruimte heeft, kunt u ervoor kiezen om belangrijke e-mails daar achter te laten als extra archief.
In zakelijke situaties zijn het naleven van voorschriften, beveiliging en efficiëntie belangrijke elementen bij het nemen van beslissingen over e-mailarchivering. Enterprise-e-mailarchivering kan worden beheerd door softwaretoepassingen die voor dat doel zijn gemaakt en met functies die zijn gemaakt om bedrijfsspecifieke problemen aan te pakken. Deze omvatten de mogelijkheid om het virtuele papieren spoor te beheren en berichten te verwijderen die niet langer nodig zijn.