Hva er de beste tipsene for arkivering via e-post?

E-post eller e-post, forkortelse for elektronisk post , er navnet på tekstmeldinger sendt over Internett og hentet av brukeren online eller lastet ned via en e-postklient ved hjelp av push- eller pull-teknologi, avhengig av enheten og programmet som mottar meldingene. Arkivering viser til en lagringsplan der elementer er ordnet på en logisk og tilgjengelig måte. Det kan også referere til å lage en sikkerhetskopi av materiale. E-postarkivering refererer til et metodisk arkiveringssystem for e-post som fjerner det fra serveren og sikkerhetskopierer det.

Det beste du må gjøre først når det gjelder arkivering av e-post er å vurdere alternativene. Bestem om det er tilstrekkelig at e-postene dine skal arkiveres i skyen, eller om du trenger dem arkivert på maskinen din eller i papirkopi. Kanskje noe materiale må skrives ut, mens annet materiale kan forbli i elektronisk form. Hvis e-postene skal arkiveres på maskinen din, kan du bestemme om du vil lage en sikkerhetskopi på en ekstern harddisk, og også om noe må lagres i et annet skjema enn filformatet til e-postklienten, for eksempel lagret i PDF filformat.

Generelt er det andre trinnet i å opprette et e-postarkiveringssystem å opprette et hierarki med lagringsmapper i e-postklienten. Når du gjør dette, kan du skille personlig e-post fra forretnings-e-post, og sørge for at mapper du trenger for å få tilgang til oftere er enkle å nå. Husk at mapper kan omorganiseres og gi nytt navn, så når et prosjekt som var førsteprioritet er fullført, kan det være lurt å ha en måte å arkivere det i mappesystemet, for eksempel å plassere det i en mappe som heter "Fullførte prosjekter" med året. Vurder om å opprette filtre for å sortere innkommende e-post direkte i mapper vil tjene deg godt: noen mennesker sverger ved denne funksjonen; andre bruker det aldri.

Et av de beste tipsene for arkivering av e-post er å slette uønsket e-post umiddelbart etter mottakelse eller når du ser den i innboksen. Dette kan spare deg for tid fordi du aldri trenger å gjennomgå det igjen, og bidra til å forhindre unødvendig materiale i å nå arkivet, der bare materiale med verdi skal lagres. Alternativt, hvis det passer deg bedre, kan du gjøre masseslette før du arkiverer. Du kan være i stand til å stille inn e-postklienten din for når e-post skal slettes fra serveren, men med jevne mellomrom er det en god ide å besøke Internett-leverandørens nettsted, se hva som faktisk er på serveren og rydde ut ved behov. Hvis du har nok tom serverplass, kan du velge å legge igjen viktige e-poster der som et ekstra arkiv.

I forretningssituasjoner er overholdelse av forskrifter, sikkerhet og effektivitet sentrale elementer i å ta e-arkiveringsvedtak. Enterprise e-postarkivering kan administreres av programvare som er laget for det formålet og med funksjoner som er laget for å løse forretningsspesifikke problemer. Disse inkluderer muligheten til å administrere den virtuelle papirstien og slette meldinger som ikke er nødvendig lenger.