Hva er de beste tipsene for arkivering av e -post?

E-post eller e-post, forkortelse for elektronisk post , er navnet på tekstmeldinger sendt over Internett og hentet av brukeren på nettet eller lastet ned gjennom en e-postklient ved hjelp av push eller pull-teknologi, avhengig av enheten og programmet som mottar meldingene. Arkivering refererer til en lagringsplan der varer er ordnet på en logisk og tilgjengelig måte. Det kan også referere til å lage en sikkerhetskopi av materiale. E -postarkivering refererer til et metodisk arkiveringssystem for e -post som fjerner det fra serveren og støtter det trygt.

Det beste å gjøre først med hensyn til arkivering av e -post er å vurdere alternativene dine. Bestem om det er tilstrekkelig å ha e -postene dine arkivert i skyen, eller om du trenger dem arkivert på maskinen din eller i papirkopi. Kanskje må viss materiale skrevet ut, mens annet materiale kan forbli i elektronisk form. Hvis e -postene skal arkiveres på maskinen din, må du bestemme om du vil ta en sikkerhetskopi på en ekstern harddisk og også WhetHennes alt må lagres i et annet skjema enn filformatet til e -postklienten din, for eksempel, lagret i PDF -filformat.

Generelt er det andre trinnet i å lage et e -postarkiveringssystem å lage et hierarki av lagringsmapper i e -postklienten din. Når du gjør dette, kan du skille personlig e -post fra forretnings -e -post, og sørge for at mapper du trenger å få tilgang til oftere er enkle å nå. Husk at mapper kan omorganiseres og omdøpes, så når et prosjekt som var topp prioritet er fullført, kan det være lurt å ha en måte å arkivere det i mappesystemet, for eksempel å sette den i en mappe kalt “Fullførte prosjekter” med året. Tenk på om det å lage filtre for å sortere innkommende post direkte i mapper vil tjene deg godt: Noen mennesker sverger ved denne funksjonen; andre bruker det aldri.

Et av de beste tipsene for arkivering av e -post er å slette uønsket e -postTely ved mottak eller når du ser det i innboksen din. Dette kan spare deg for tid fordi du aldri trenger å gjennomgå det igjen, og bidra til å forhindre at unødvendig materiale når arkivet, der bare materiale av verdi skal lagres. Alternativt, hvis det passer deg bedre, kan du gjøre masse sletting før arkivering. Du kan være i stand til å angi e -postklienten din for når e -post skal slettes fra serveren, men med jevne mellomrom er det en god idé å besøke ISP -nettstedet ditt, se hva som faktisk er på serveren og rydde ut etter behov. Hvis du nok tom serverplass, kan du velge å legge igjen viktige e -postmeldinger der som et ekstra arkiv.

I forretningssituasjoner, i samsvar med forskrifter, sikkerhet og effektivitet er viktige elementer i å ta beslutninger om arkivering av e -post. Enterprise e-postarkivering kan administreres av programvare som er laget for det formålet og med funksjoner som er laget for å løse forretningsspesifikke problemer. Disse inkluderer muligheten til å administrere Virtual Paper Trail og slette Messages som ikke trengs lenger.