Co je to software pro zobrazování dokumentů?
Software pro zobrazování dokumentů je aplikace používaná ve správě dokumentů k převodu papírových dokumentů do digitálního formátu. Skenery se používají k zadávání informací o dokumentech a software pro zobrazování dokumentů obvykle pojmenovává a ukládá dokumenty, používá optické rozpoznávání znaků (OCR), aby je bylo možné prohledávat a upravovat, a ukládat je do souborů. Software pro zobrazování dokumentů může být integrován do multifunkčních periferií (MFP), takže software může zpracovávat dokumenty při skenování.
Software pro zobrazování dokumentů často obsahuje vestavěné funkce pro zjednodušení a kontrolu editace uložených dokumentů. Některé aplikace zahrnují možnost vyzkoušet dokument, aby bylo zajištěno, že pouze jeden uživatel může dokument upravovat najednou. Software může také usnadnit schvalovací procesy, takže změny nebudou použity na dokumenty, dokud je neschválí specifikovaní správci.
Software obvykle přichází s vlastním grafickým uživatelským rozhraním pro ukládání a lokalizaci souborů. Rozhraní mohou zahrnovat funkce přetahování a někdy zahrnují vyhledávače podobné těm, které se používají pro vyhledávání na internetu, takže uživatelé mohou rychle a snadno najít soubory. Dokumenty uložené v softwaru lze vytisknout, odeslat e-mailem a digitálně faxovat. Některý software umožňuje uživatelům anotovat dokumenty pomocí vestavěných funkcí komentování.
Software pro zobrazování dokumentů často zahrnuje schopnost integrace dokumentů s jinými programy. Dokumenty lze ukládat do přenosných formátů dokumentů (PDF) a kompatibilních s Microsoft® Office a obrázky lze exportovat do formátů jako jpeg a tiff. Data lze také kopírovat a vkládat do textových textových dokumentů a tabulek.
Mnoho firem používá software pro zobrazování dokumentů pro své bezpečnostní funkce. Uživatelům může být povolen nebo odepřen přístup k určitým souborům na základě úrovně oprávnění uživatele a soubory mohou být uzamčeny pro úpravy nebo úpravy mohou vyžadovat schválení před použitím na dokumenty. Kromě zajištění bezpečnosti řízením přístupu k dokumentům a jejich změnou poskytuje software pro zobrazování dokumentů obchodní zabezpečení, protože digitální soubory lze na rozdíl od papírových dokumentů snadno a pravidelně zálohovat. To umožňuje podnikům chránit dokumenty v případě katastrofických událostí, jako je požár nebo povodeň.
Software pro digitální zobrazování má také několik dalších výhod. Kromě zajištění vyšší bezpečnosti šetří digitální soubory také úložný prostor. Počítačové soubory jsou snadněji přístupné a snadnější je sdílet než papírové dokumenty, zejména pro velké rozptýlené pracovní skupiny. Software, který obsahuje funkce automatického ukládání, může také ušetřit administrativní náklady. Protože většina dokumentů je nakonec používána elektronicky, jejich archivace a ukládání v elektronickém formátu poskytuje kontinuitu, konsoliduje pracovní postupy a šetří čas.