O que é o software de imagem de documentos?
O software de imagem de documentos é um aplicativo usado no gerenciamento de documentos para converter documentos em papel em formato digital. Os scanners são usados para inserir informações de documentos e, em seguida, o software de imagem de documentos normalmente nomeia e salva os documentos, usa o reconhecimento de caracteres ópticos (OCR) para torná -los pesquisáveis e editáveis e os arquiva. O software de imagem de documentos pode ser integrado aos periféricos multifuncionais (MFPs), para que o software possa lidar com documentos à medida que são digitalizados. Alguns aplicativos incluem a capacidade de verificar um documento para garantir que apenas um usuário possa editar um documento por vez. O software também pode facilitar os processos de aprovação, para que as alterações não sejam aplicadas aos documentos até que os administradores especificados os aprovem.
O software geralmente vem com sua própria interface gráfica do usuário para armazenar e localizar arquivos. Interfaces podem incluir arrastarRecursos e queda e às vezes incorporam mecanismos de pesquisa semelhantes aos usados para pesquisar na Internet para que os usuários possam localizar de maneira rápida e facilmente os arquivos. Os documentos armazenados no software podem ser impressos, enviados por e -mail e enviados por fax digitalmente. Alguns softwares permitem que os usuários anotem documentos usando recursos de comentários internos.
O software de imagem de documentos geralmente inclui a capacidade de integrar documentos com outros programas. Os documentos podem ser salvos no formato portátil de documentos (PDF) e nos formatos compatíveis com o Microsoft® Office, e as imagens podem ser exportadas em formatos como JPEG e TIFF. Os dados também podem ser copiados e colados em documentos e planilhas de processamento de texto.
Muitas empresas usam o software de imagem de documentos para seus recursos de segurança. Os usuários podem ser permitidos ou negado o acesso a determinados arquivos com base no nível de privilégio do usuário, e os arquivos podem ser bloqueados para edição, ou edições podem exigir aprovação antes de seraplicado a documentos. Além de fornecer segurança, controlando o acesso e a alteração dos documentos, o software de imagem de documentação fornece segurança de negócios porque os arquivos digitais, diferentemente dos documentos em papel, podem ser de backup de maneira fácil e regular. Isso permite que as empresas protejam os documentos em caso de eventos catastróficos como fogo ou inundação.
O software de imagem digital também possui vários outros benefícios. Além de fornecer maior segurança, os arquivos digitais economizam espaço de armazenamento. Os arquivos de computador são mais facilmente acessíveis e mais fáceis de compartilhar do que documentos em papel, especialmente para grupos de trabalho grandes e dispersos. O software que inclui recursos de arquivamento automático também pode economizar custos administrativos. Como a maioria dos documentos é usada eletronicamente, arquivá -los e armazená -los em formato eletrônico fornece continuidade, consolida os fluxos de trabalho e economiza tempo.