O que é o software de criação de imagens de documentos?
O software de criação de imagens de documentos é um aplicativo usado no gerenciamento de documentos para converter documentos em papel para o formato digital. Os scanners são usados para inserir informações do documento e, em seguida, o software de criação de imagens de documentos normalmente nomeia e salva os documentos, usa o reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para torná-los pesquisáveis e editáveis e os arquiva. O software de geração de imagens de documentos pode ser integrado aos periféricos multifuncionais (MFPs), para que o software possa lidar com documentos enquanto são digitalizados.
Freqüentemente, o software de criação de imagens de documentos inclui recursos internos para otimizar e controlar a edição de documentos armazenados. Alguns aplicativos incluem a capacidade de fazer check-out de um documento para garantir que apenas um usuário possa editar um documento por vez. O software também pode facilitar os processos de aprovação, para que as alterações não sejam aplicadas aos documentos até que os administradores especificados os aprove.
O software geralmente vem com sua própria interface gráfica de usuário para armazenar e localizar arquivos. As interfaces podem incluir recursos de arrastar e soltar e, às vezes, incorporar mecanismos de pesquisa semelhantes aos usados para pesquisar na Internet, para que os usuários possam localizar arquivos com rapidez e facilidade. Os documentos armazenados no software podem ser impressos, enviados por e-mail e fax digitalmente. Alguns softwares permitem que os usuários anotem documentos usando os recursos de comentários internos.
O software de criação de imagens de documentos geralmente inclui a capacidade de integrar documentos com outros programas. Os documentos podem ser salvos no formato de documento portátil (PDF) e compatível com o Microsoft® Office, e as imagens podem ser exportadas em formatos como jpeg e tiff. Os dados também podem ser copiados e colados em documentos e planilhas de processamento de texto.
Muitas empresas usam software de geração de imagens de documentos para seus recursos de segurança. Os usuários podem ter permissão ou acesso negado a determinados arquivos com base no nível de privilégio do usuário, e os arquivos podem ser bloqueados para edição ou as edições podem exigir aprovação antes de serem aplicadas aos documentos. Além de fornecer segurança, controlando o acesso e a alteração de documentos, o software de geração de imagens de documentos oferece segurança comercial, pois os arquivos digitais, ao contrário dos documentos em papel, podem ser feitos de maneira fácil e regular. Isso permite que as empresas protejam documentos em caso de eventos catastróficos como incêndio ou inundação.
O software de imagem digital também possui vários outros benefícios. Além de proporcionar maior segurança, os arquivos digitais economizam espaço de armazenamento. Os arquivos do computador são mais facilmente acessíveis e mais fáceis de compartilhar do que os documentos em papel, especialmente para grandes grupos de trabalho dispersos. O software que inclui recursos de arquivamento automático também pode economizar custos administrativos. Como a maioria dos documentos é usada eletronicamente, arquivar e armazená-los em formato eletrônico fornece continuidade, consolida fluxos de trabalho e economiza tempo.