Co to jest oprogramowanie do obrazowania dokumentów?
Oprogramowanie do obrazowania dokumentów to aplikacja używana w zarządzaniu dokumentami do konwersji dokumentów papierowych na format cyfrowy. Skanery są używane do wprowadzania informacji dokumentów, a następnie oprogramowanie do obrazowania dokumentów zwykle nazywa i zapisuje dokumenty, używa optycznego rozpoznawania znaków (OCR), aby były możliwe do wyszukiwania i edytowości, oraz złożyli je. Oprogramowanie do obrazowania dokumentów może być zintegrowane z wielofunkcyjnymi peryferyjnymi (MFPS), aby oprogramowanie może obsługiwać dokumenty podczas ich skanowania.
Często oprogramowanie do obrazowania dokumentów zawiera wbudowane funkcje usprawnienia i kontrolowania edycji przechowywanych dokumentów. Niektóre aplikacje zawierają możliwość sprawdzenia dokumentu, aby upewnić się, że tylko jeden użytkownik może edytować dokument na raz. Oprogramowanie może również ułatwić procesy zatwierdzenia, więc zmiany nie są stosowane do dokumentów, dopóki określone administratorzy je zatwierdzi.
Oprogramowanie zwykle zawiera własny graficzny interfejs użytkownika do przechowywania i lokalizacji plików. Interfejsy mogą obejmować przeciąganiei możliwości upuszczania, a czasem zawierają wyszukiwarki podobne do tych używanych do wyszukiwania Internetu, aby użytkownicy mogli szybko i łatwo zlokalizować pliki. Dokumenty przechowywane w oprogramowaniu mogą być wydrukowane, e -maile i faksowane cyfrowo. Niektóre oprogramowanie pozwala użytkownikom na adnotację dokumentów za pomocą wbudowanych funkcji komentowania.
Oprogramowanie do obrazowania dokumentów często obejmuje możliwość integracji dokumentów z innymi programami. Dokumenty można zapisać w formatach przenośnych dokumentów (PDF) i kompatybilnych z biuro Microsoft® Formaty, a obrazy mogą być eksportowane w formatach takich jak JPEG i TIFF. Dane można również skopiować i wkleić do dokumentów edytorowych i arkuszy kalkulacyjnych.
Wiele firm korzysta z oprogramowania do obrazowania dokumentów do swoich funkcji bezpieczeństwa. Użytkownikom mogą być dozwolone lub odmówiono dostępu do niektórych plików na podstawie poziomu uprawnień użytkownika, a pliki mogą być zablokowane do edycji lub edycji mogą wymagać zatwierdzenia przed BEING dotyczyło dokumentów. Oprócz zapewnienia bezpieczeństwa poprzez kontrolowanie dostępu i zmiany dokumentów, oprogramowanie do obrazowania dokumentów zapewnia bezpieczeństwo biznesowe, ponieważ pliki cyfrowe, w przeciwieństwie do dokumentów papierowych, można łatwo i regularnie tworzyć kopie zapasowe. Pozwala to firmom chronić dokumenty w przypadku katastrofalnych wydarzeń, takich jak pożar lub powódź.
Oprogramowanie do obrazowania cyfrowego ma również kilka innych korzyści. Oprócz zapewnienia zwiększonego bezpieczeństwa pliki cyfrowe zapisują przestrzeń pamięci. Pliki komputerowe są łatwiej dostępne i łatwiejsze do udostępniania niż dokumenty papierowe, szczególnie w przypadku dużych, rozproszonych grup roboczych. Oprogramowanie, które obejmuje automatyczne możliwości zgłoszenia, może również zaoszczędzić koszty administracyjne. Ponieważ większość dokumentów jest ostatecznie używana elektronicznie, składanie ich i przechowywanie w formacie elektronicznym zapewnia ciągłość, konsoliduje przepływy pracy i oszczędza czas.