Co to jest oprogramowanie do przetwarzania obrazu?
Oprogramowanie do obrazowania dokumentów to aplikacja służąca do zarządzania dokumentami w celu konwersji dokumentów papierowych na format cyfrowy. Do wprowadzania informacji o dokumencie używane są skanery, a następnie oprogramowanie do przetwarzania dokumentów zazwyczaj nazywa i zapisuje dokumenty, używa optycznego rozpoznawania znaków (OCR), aby umożliwić ich wyszukiwanie i edytowanie, oraz archiwizuje je. Oprogramowanie do obrazowania dokumentów można zintegrować z wielofunkcyjnymi urządzeniami peryferyjnymi (MFP), dzięki czemu oprogramowanie obsługuje dokumenty podczas skanowania.
Często oprogramowanie do tworzenia dokumentów zawiera wbudowane funkcje usprawniające i kontrolujące edycję przechowywanych dokumentów. Niektóre aplikacje obejmują możliwość pobrania dokumentu, aby zapewnić, że tylko jeden użytkownik może edytować dokument naraz. Oprogramowanie może również ułatwiać procesy zatwierdzania, więc zmiany nie są stosowane do dokumentów, dopóki nie zostaną zatwierdzone przez określonych administratorów.
Oprogramowanie zwykle ma własny graficzny interfejs użytkownika do przechowywania i lokalizowania plików. Interfejsy mogą zawierać funkcje przeciągania i upuszczania, a czasami zawierają wyszukiwarki podobne do tych używanych do wyszukiwania w Internecie, dzięki czemu użytkownicy mogą szybko i łatwo zlokalizować pliki. Dokumenty przechowywane w oprogramowaniu można drukować, przesyłać pocztą elektroniczną i przesyłać faksem cyfrowo. Niektóre programy pozwalają użytkownikom dodawać adnotacje do dokumentów za pomocą wbudowanych funkcji komentowania.
Oprogramowanie do obrazowania dokumentów często obejmuje możliwość integracji dokumentów z innymi programami. Dokumenty można zapisywać w przenośnych formatach dokumentów (PDF) i formatach zgodnych z Microsoft® Office, a obrazy można eksportować w formatach takich jak JPEG i TIFF. Dane można również kopiować i wklejać do dokumentów tekstowych i arkuszy kalkulacyjnych.
Wiele firm używa oprogramowania do obrazowania dokumentów do swoich funkcji bezpieczeństwa. Użytkownikom można zezwolić lub odmówić dostępu do niektórych plików na podstawie poziomu uprawnień użytkownika, a pliki można zablokować do edycji lub zmiany mogą wymagać zatwierdzenia przed zastosowaniem do dokumentów. Oprócz zapewniania bezpieczeństwa poprzez kontrolę dostępu do dokumentów i ich zmianę, oprogramowanie do przetwarzania dokumentów zapewnia bezpieczeństwo biznesowe, ponieważ pliki cyfrowe, w przeciwieństwie do dokumentów papierowych, można łatwo i regularnie tworzyć kopie zapasowe. Pozwala to firmom chronić dokumenty na wypadek katastroficznych zdarzeń, takich jak pożar lub powódź.
Oprogramowanie do obrazowania cyfrowego ma również kilka innych zalet. Oprócz zapewnienia większego bezpieczeństwa pliki cyfrowe oszczędzają miejsce na dysku. Pliki komputerowe są łatwiej dostępne i łatwiejsze do udostępnienia niż dokumenty papierowe, szczególnie dla dużych, rozproszonych grup roboczych. Oprogramowanie zawierające funkcje automatycznego archiwizowania może również obniżyć koszty administracyjne. Ponieważ większość dokumentów jest ostatecznie wykorzystywana elektronicznie, archiwizowanie i przechowywanie ich w formacie elektronicznym zapewnia ciągłość, konsoliduje przepływy pracy i oszczędza czas.