Wat is Document Imaging Software?
Document imaging software is een applicatie die wordt gebruikt in documentbeheer om papieren documenten naar digitaal formaat te converteren. Scanners worden gebruikt om documentinformatie in te voeren, en vervolgens geeft de documentbeeldvormingssoftware meestal de documenten een naam en slaat deze op, maakt gebruik van optische tekenherkenning (OCR) om ze doorzoekbaar en bewerkbaar te maken en slaat ze op. Document imaging software kan worden geïntegreerd met multifunctionele randapparatuur (MFP's), zodat de software documenten kan verwerken tijdens het scannen.
Vaak bevat document imaging software ingebouwde functies om het bewerken van opgeslagen documenten te stroomlijnen en te regelen. Sommige applicaties bieden de mogelijkheid om een document uit te checken om ervoor te zorgen dat slechts één gebruiker een document tegelijk kan bewerken. De software kan ook goedkeuringsprocessen vergemakkelijken, zodat wijzigingen niet op documenten worden aangebracht totdat specifieke beheerders deze goedkeuren.
De software heeft meestal een eigen grafische gebruikersinterface voor het opslaan en lokaliseren van bestanden. Interfaces kunnen drag-and-drop-mogelijkheden bevatten en soms zoekmachines bevatten die vergelijkbaar zijn met die voor het zoeken op internet, zodat gebruikers snel en gemakkelijk bestanden kunnen vinden. Documenten die in de software zijn opgeslagen, kunnen worden afgedrukt, per e-mail en digitaal worden gefaxt. Met sommige software kunnen gebruikers aantekeningen maken op documenten met behulp van ingebouwde commentaarfuncties.
Document imaging software biedt vaak de mogelijkheid om documenten te integreren met andere programma's. Documenten kunnen worden opgeslagen in draagbare documentindeling (PDF) en Microsoft® Office-compatibele indelingen en afbeeldingen kunnen worden geëxporteerd in indelingen zoals jpeg en tiff. Gegevens kunnen ook worden gekopieerd en geplakt in tekstverwerkingsdocumenten en spreadsheets.
Veel bedrijven gebruiken document imaging-software voor de beveiligingsfuncties. Gebruikers kunnen de toegang tot bepaalde bestanden worden toegestaan of geweigerd op basis van het gebruikersrechtenniveau en bestanden kunnen worden vergrendeld voor bewerking of bewerkingen kunnen goedkeuring vereisen voordat ze op documenten worden toegepast. Naast het bieden van beveiliging door de toegang tot en het wijzigen van documenten te regelen, biedt document imaging software zakelijke beveiliging omdat van digitale bestanden, in tegenstelling tot papieren documenten, gemakkelijk en regelmatig een back-up kan worden gemaakt. Hierdoor kunnen bedrijven documenten beschermen in geval van catastrofale gebeurtenissen zoals brand of overstroming.
Digitale beeldverwerkingssoftware heeft ook verschillende andere voordelen. Digitale bestanden besparen niet alleen extra beveiliging, maar besparen ook opslagruimte. Computerbestanden zijn gemakkelijker toegankelijk en gemakkelijker te delen dan papieren documenten, vooral voor grote, verspreide werkgroepen. Software met automatische archiveringsmogelijkheden kan ook administratieve kosten besparen. Aangezien de meeste documenten uiteindelijk elektronisch worden gebruikt, biedt archivering en opslag in elektronisch formaat continuïteit, consolideert workflows en bespaart u tijd.